Komunikasi Lisan dan Tertulis

 Komunikasi Lisan dan Tertulis

Komunikasi adalah salah satu cara manusia berhubungan dan berinteraksi satu sama lain. 

Kita melakukan komunikasi hampir di setiap aspek kehidupan, baik di kehidupan keluarga hingga kehidupan masyarakat. 

Komunikasi sudah ada sejak jaman dahulu, dengan alat-alat tertentu sebagai pengirim pesan.

Namun, tahukah kamu bahwa komunikasi dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. 

Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan yaitu cara pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang atau lebih dengan menggunakan kata-kata yang diucapkan. 

Atau yang lebih mudah dikenal dengan sebutan mengobrol, bercengkrama, dan sebagainya. 

Pada jenis komunikasi ini, kedua belah pihak yaitu komunikator dan komunikan harus berhadapan langsung atau saling aktif berbicara. 

Komunikator adalah orang atau kelompok yang menyampaikan pesan kepada komunikan.

Sedangkan komunikan adalah orang yang menerima pesan dari komunikator.

Baik secara aktif maupun pasif, kedua pihak ini harus terlibat langsung dalam proses komunikasi. 

Ada banyak contoh komunikasi lisan di kehidupan sehari-hari, seperti mengobrol bersama teman, melakukan panggilan suara atau panggilan video dengan orang lain.

Dalam komunikasi lisan ini, biasanya orang akan melakukan dua jenis komunikasi yaitu menyimak dan berbicara. 

Menyimak adalah kemampuan berkomunikasi dengan memperhatikan lingkungan sekitar dan lawan bicaranya.

Sementara berbicara adalah penyampaian pesan secara lisan.

Unsur Komunikasi Lisan

Sebagaimana proses komunikasi pada umumnya, komunikasi lisan melibatkan sejumlah unsur atau elemen.

1. Pengirim

Pengirim (sender) adalah orang yang memulai komunikasi ke penerima. Sender dalam komunikasi disebut juga komunikator (communicator).

2. Media

Media adalah format di mana pesan dikirim. Misalnya, pesan suara, percakapan tatap muka, atau presentasi PowerPoint.

3. Saluran

Saluran adalah platform tempat pesan disampaikan. Misalnya, podcast, telepon, atau rapat.

4. Penerima

Penerima (receiver) mendengarkan dan menerjemahkan pesan yang dikirim oleh pengirim. Penerima atau komunikan kemudian menghasilkan umpan balik (feed back) untuk pengirim sebagai tanggapan atas pesan tersebut.

5. Umpan balik

Tahap akhir ini adalah reaksi penerima, seperti komunikasi lisan atau tertulis. Tidak ada tanggapan dari penerima juga merupakan jenis umpan balik.

Komunikasi Tertulis

Berbeda dengan komunikasi lisan, komunikasi tertulis merujuk kepada jenis komunikasi atau penyampaian dan penerimaan pesan melalui tulisan.

Komunikasi tertulis juga harus dilakukan oleh dua orang atau lebih, maka dari itu ada yang dinamakan orang yang menulis pesan dan pembaca. 

Ragam komunikasi tertulis adalah membaca dan menulis. Kedua hal ini tidak bisa dipisahkan satu sama lain.

Tanpa ada pembaca, maka komunikasi berlangsung dengan tidak lancar karena tidak adanya interaksi. 

Biasanya komunikasi tertulis dilakukan dengan banyak cara, seperti mengirim pesan melalui aplikasi media sosial dan sebagainya. 

Sejak dahulu pun, orang-orang sudah menerapkan jenis komunikasi tertulis dengan cara berkirim pesan. 

Pentingnya Komunikasi Tertulis dalam Kerja

1. Menunjukkan profesionalitas

Tak bisa dimungkiri, kelebihan dari komunikasi tertulis yang bagus kamu dapat menunjukkan sisi profesionalitasmu.

Menurut Career Addict, menulis dengan tata bahasa dan kalimat yang mudah dipahami akan membuatmu terlihat profesional di mata orang lain dalam kantor.

Hal ini tentu sangat penting. Sebab, jika struktur tulisanmu tidak tertata rapi, dipastikan orang kantor melihat profesionalitasmu kurang dalam bekerja.

2. Mengirimkan informasi dengan jelas

Selain berbagi informasi melalui lisan, dalam dunia kerja atau bisnis berbagi lewat tulisan juga menjadi hal yang sangat penting di zaman sekarang.

Menurut Inc, di era digital yang saat ini sudah mudah mendapatkan informasi, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk dikembangkan.

Sebagai contoh, saat ini kamu dapat mengirimkan informasi mengenai produk atau perusahaanmu lewat newsletter kepada pelangganmu.

Nah, dari situ, penting untuk menggunakan kata-kata yang tepat supaya pembaca tertarik untuk memakai produkmu.

Intinya, kunci dari komunikasi tertulis adalah menyampaikan informasi secara akurat dan penuh makna.

3. Memberikan kesan pertama yang baik

Salah satu kelebihan jika memiliki kemampuan komunikasi tertulis adalah memberikan kesan pertama yang baik.

Kesan pertama dalam dunia kerja penting untuk didapatkan semaksimal mungkin.

Nah, ketika kamu baru masuk kerja, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk diterapkan saat hendak mengirim email, membuat memo, dan lain-lain kepada rekan kerja atau atasan.

Dilansir dari Small Business, jika kamu menulis dengan tatanan bahasa yang tidak rapi, orang akan memberikan kesan pertama yang buruk terhadapmu.

Oleh karena itu, penting untuk menguasai komunikasi tertulis terlebih dahulu sebelum benar-benar terjun ke dalam dunia kerja.

TUGAS :

Pelajari materi tersebut kemudian silahkan dirangkum pada buku tulis masing - masing. (tidak perlu dikumpulkan)

- SELAMAT BELAJAR -

JENIS DATA DAN INFORMASI

 

Pengertian Informasi

Apa yang dimaksud dengan informasi? Secara umum, pengertian informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah diproses dan dikelola sedemikian rupa sehingga menjadi sesuatu yang mudah dimengerti dan bermanfaat bagi penerimanya.

Dari definisi tersebut dapat kita pahami bahwa kata “informasi” memiliki arti yang berbeda dengan kata “data”. Data adalah fakta yang masih bersifat mentah atau belum terolah, setelah mengalami proses atau terolah maka data itu bisa menjadi suatu informasi yang bermanfaat.

Tidak semua data atau fakta dapat terolah menjadi sebuah informasi bagi penerimanya. Jika suatu data yang terolah ternyata tidak bermanfaat bagi penerimanya, maka hal tersebut belum bisa bernama sebagai sebuah informasi.

Secara etimologis istilah “informasi” berasal dari bahasa Latin, yaitu “Informatinem” yang artinya ide, kode, atau garis besar. Informasi dapat tersajikan dalam beragam bentuk, mulai dari tulisan, gambar, tabel, diagram, audio, video, dan lain sebagainya.

Pengertian Informasi Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa arti kata informasi, maka kita bisa merujuk pada pendapat beberapa ahli berikut ini;

1. Raymond McLeod

Menurut Raymond McLeod, pengertian informasi adalah data yang telah terolah menjadi bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saatu ini atau di masa mendatang.

2. Jogiyanto HM

Menurut Jogiyanto HM, pengertian informasi adalah hasil dari pengolahan data ke dalam bentuk yang lebih bermanfaat bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata untuk kita gunakan dalam pengambilan keputusan.

3. Lina Sidharta

Menurut Lina Sidharta, pengertian informasi adalah data yang tersajikan dalam bentuk yang lebih berguna untuk mengambil suatu keputusan.

4. George R. Terry

Menurut George R. Terry, pengertian informasi adalah suatu data penting yang memberikan pengetahuan yang berguna bagi penerimanya.

5. Azhar Susanto

Menurut Azhar Susanto, pengertian informasi adalah suatu hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat bagi penerimanya.

Fungsi Informasi

Setidaknya ada tujuh fungsi informasi bagi manusia. Adapun beberapa fungsi informasi adalah sebagai berikut:

1. Menjadi Sumber Pengetahuan Baru

Informasi valid yang terdapatkan oleh seseorang dapat menjadi pengetahuan baru dan menambah wawasan di bidang tertentu. Misalnya informasi mengenai cara mengatasi masalah kesehatan yang terdapatkan dari konten di internet.

Mungkin informasi tersebut adalah sesuatu yang umum dan sudah banyak orang ketahui. Namun, mungkin saja ada seseorang yang belum mengetahui informasi tersebut.

2. Menghapus Ketidakpastian

Kurangnya informasi tentang sesuatu akan menimbulkan ketidakpastian. Untuk menghapus ketidak pastian tersebut maka ia perlukan informasi lengkap dan valid dari sumber terpercaya.

3. Sebagai Media Hiburan

Informasi juga dapat berfungsi sebagai media hiburan bagi masyarakat. Misalnya informasi mengenai objek wisata di suatu tempat yang tersajikan dengan bahasa dan gambar-gambar yang menarik.

4. Sebagai Sumber Berita

Suatu informasi mengenai hal tertentu bisa terpakai sebagai sumber berita yang tersampaikan kepada khalayak. Misalnya, informasi tentang Asian Games yang terdapatkan dari media Televisi, Radio, dan situs berita online.

5. Untuk Sosialisasi Kebijakan

Informasi adalah komponen penting dalam berkomunikasi dengan pihak lain. Salah satunya adalah untuk menyampaikan suatu kebijakan dari pemerintah kepada masyarakat yang ia lakukan dengan cara sosialisasi.

6. Untuk Mempengaruhi Khalayak

Penyampaian informasi melalui media massa biasanya ia lakukan untuk mempengaruhi khalayak. Misalnya informasi mengenai suatu produk melalui Televisi yang tujuannya agar masyarakat mengenal dan tertarik untuk menggunakannya.

7. Menyatukan Pendapat

Di era media sosial seperti sekarang ini, sangat mudah untuk menyampaikan pendapat ke ruang publik. Namun, tidak semua pendapat tersebut sesuai dengan fakta yang ada.

Adanya informasi yang valid dari sumber terpercaya akan bermanfaat untuk menilai setiap pendapat yang terkemukakan di ruang publik apakah sesuai dengan informasi tersebut.

Jenis-Jenis Informasi

Adapun beberapa jenis informasi adalah sebagai berikut:

1. Informasi Berdasarkan Sifat

Jenis informasi ini dapat terbagi menjadi tiga bagian, di antaranya;

• Faktual, yaitu informasi yang terbuat berdasarkan fakta dan dapat terbuktikan kebenarannya.
• Opini atau konsep, yaitu informasi yang terbuat berdasarkan pendapat seseorang tentang sesuatu hal.
• Deskripsi, yaitu informasi yang terbuat dalam bentuk penjelasan terperinci mengenai sesuatu hal.

2. Informasi Berdasarkan Kegunaan

Jenis informasi berdasarkan kegunaan dapat terbagi menjadi dua bagian, di antaranya;

• Informasi yang menambah pengetahuan, yaitu informasi yang isinya menambah pengetahuan baru bagi seseorang.
• Informasi yang berdasarkan penyajian, yaitu informasi yang tersampaikan dalam beberapa bentuk, misalnya artikel, audio, gambar, video, dan lainnya.

3. Informasi Berdasarkan Bidang Kehidupan

Ini adalah jenis informasi yang terbuat dalam beberapa kategori, seperti Informasi Kesehatan, Informasi Pendidikan, Informasi Bisnis, Informasi Olahraga, dan sebagainya.

4. Informasi Berdasarkan Lokasi Peristiwa

Ini adalah jenis informasi yang terbuat berdasarkan lokasi suatu peristiwa. Jenis informasi ini dapat terbagi menjadi dua, yaitu informasi dalam negeri (domestik), dan informasi luar negeri.

Contoh Informasi

Umumnya penyampaian suatu informasi terlengkapi dengan data  atau fakta yang telah melalui pengolahan. Untuk melengkapi artikel ini ia sertakan contoh informasi, yaitu informasi harga bahan makanan di sebuah toko kelontong.

Toko Laris Manis

Periode Agustus 2018

No.	Kode Barang	Nama Barang	Harga Barang (Rp)
1	BR-012	Beras	10.000/ kg
2	TA-012	Telur Ayam	29.000/ kg
3	KM-021	Kecap Manis	15.000 @275ml
4	GP-022	Gula Pasir	12.000/ kg
5	MG-012	Minyak Goreng	20.000/ kg
6	MBB-022	Mentega	6.500 @200 gram

Dari contoh di atas kita dapat mengetahui informasi harga bahan makanan yang ada di suatu toko kelontong yang bernama Toko Laris manis.

Informasi yang disampaikan diantaranya;

• Nama toko
• Periode waktu
• Kode barang
• Nama barang
• Harga barang per satuan

Informasi di atas dapat dikatakan bermanfaat karena mudah untuk dipahami penerimanya dengan baik.

TUGAS :

Diskusikan dengan teman sebangku mengenai jenis - jenis data atau informasi yang lain diluar dari apa yang sudah dijelaskan oleh materi diatas !

Kerjakan hasil diskusi pada buku tulis masing - masing lalu dikumpulkan !

- SELAMAT BELAJAR -

DASAR DESAIN GRAFIS KELAS X TKJ

Karakteristik dan Kegunaan Warna

Karakteristik dan Kegunaan Warna - Warna merupakan faktor yang dominan dalam tampilan sebuah desain grafis. Orang akan tertarik pada desain grafis pertama kali pada warna yang dapat mencerminkan suasana hati bagi yang melihatnya. Wama dalam grafis komunikasi bisa ditampilkan pada background, ilustrasi, atau pada tipografi yang kontras. Jenis warna yang ditampilkan sesuai dengan tempat layout-nya jelas mempunyai maksud dan tujuan dalam komunikasi, sesuai dengan fungsi informasi, apakah tampilan pada ilustrasi/ gambar, tipografi, dan background.

Setiap warna memberi kesan tersendiri, karena dipengaruhi oleh alam sekitar kita dan pengalaman/ suatu kejadian yang pernah dialaminya sebelumnya. Warna biru kadang dipengaruhi oleh warna langit atau air laut. Warna hijau yang mengingatkan pada kita sebuah gunung yang lebat atau tanaman yang subur. Warna merah kadang kita diingatkan pada darah yang keluar dari binatang korban, atau api yang membara meialap sederetanpertokoan. Warna kuning yang mengingatkan kita pada sebuah warna jeruk atau padi yang sudah siap panen. Kesemuanya itu merupakan pengalaman atau kejadian yang pernah dialami untuk sebagai dasar perpikir dalam menampilkan warna dalam karya grafis komunikasi.

Sekilas Info Warna Merah dalam Ilmu Pskologi Dalam psikologi wama merah merupakan simbol dari energi, gairah, action, kekuatan dan kegembiraan. Dominasi wama merah mampu merangsang indra fisik seperti meningkatkan nafsu makan dan gairah seksual. Negatifnya wama merah identik dengan kekerasan dan kecemasan. Untuk menjaga keseimbangannya warna merah baik jika dipadukan dengan warna biru muda. 

Karakteristik dan Kegunaan Warna

 Kita mengenal dua golongan warna, yaitu warna panas (merah, jingga, kuning) dan wama dingin (hijau, biru, ungu). Dua kelompok warna ini kadang ditampilkan dalam karya grafis komunikasi mengarah ke warna panas, warna dingin, atau penggabungan warna panas dengan warna dingin (warna kombinasi).

a.Warna panas 

Dari sudut kejiwaan, warna panas dihubungkan dengan sikap spontan, meriah, terbuka, memacu gerak, dan menggelisahkan. Kelompok warna panas ini antara lain wama merah dianggap warna jantan, lambang darah yang mengalir di dalam tubuh. Merah jambu mengesankan kewanitaan. Warna jingga mengesankan bersih, membangkitkan selera, ramah dan hangat. Warna kuning menandakan penuh gairah, ceria, dan tenang.

b.Warna dingin 

Warna dingin dihubungkan dengan dengan sikap tertutup, sejuk, santai, penuh pertimbangan. Kelompok warna dingin, antara lain warna hijau melambangkan bangkitkan ketenagaan di bumi, atau sesuatu yang tumbuh dan adanya harapan. Warna biru memberikan kesan tenang, dan kesunyian di langit.

c.Warna kombinasi (panas dun dingin)

Warna kombinasi merupakan penggabungan kelompok warna dingin dengan kelompok warna panas yang ditampilkan dalam sehuah karya grafis komunikasi. Warna panas dasar atau background, begitu juga sebaliknya warna dingin bisa dipergunakan sebagai warna dasar atau background. Itu semua sah - bisa dipakai sebagai wseacrnaraa sah saja asalkan mempertimbangkan keseimbangan keseluruhan dan maksud tujuan media. rna dingin sebagai background, maka objek lain Hanya saja bila warna ukuran berwarna panas akan tampak kelihatan meskipun ukuranya lebih kecil. Beda halnya dengan warna panas sebagai background, tentu akan lebih dominan meskipun objek yang ditampilkan berwarna dingin. 

Makna Warna 

erikut ini adalah beberapa makna dari setiap penggunaan warna pada tata letak desain grafis.

a.Warna sebagai identitas budaya/tradisi 

Masyarakat yang masih kental dengan tradisi budayanya, atau masih mengemban warisan nenek moyang, tentunya aturan-aturan, perilaku, adat istiadat, hukum, atau kebiasaan selalu dijaga dan diemban. Kegiatan-kegiatan bernuansa agamis atau kepercayaan terus dipertahankan untuk mencapai kelanggengan di dunia. Bila berani menentang atau melanggarnya akan mengakibatkan musibah pada diri manusia. Warna, salah satu pedoman kepahaman peninggalan masa lalu, seperti falsafah warna penggabungan Hindu Islam jaman Sunan Kalijaga di bawah ini:

• 1) Warna hitam yang dikenal dengan luamah atau egosentros, yang memiliki sifat angkara murka, dan penghalang maksud baik. Atau warna hitam menunjukkan arah utara, yaitu arah menuju kematian. 
• 2) Warna kuning yang dikenal sebagai sufiah atau eros, yang mempunyai sifat budi yang kurang baik, perusak, dan merintangi keselamatan. Warna kuning juga diartikan sebagai arah barat, yaitu arah menuju kerusakan. 
• 3) Warna merah yang dikenal dengan nama polemos atau amarah yang mempunyai sifat pemarah, hawa nafsu, dan menutup kewaspadaan. Warna merah menunjukkan ke arah selatan, arah menuju kedewasaan dan kecermatan.
• 4) Wama putih yang dikenal dengan religios atau mutmainah yang mempunyai sifat jujur, ketenangan, dan ketentraman jiwa. Wama putih menunjukkan ke arah timur, yaitu arah menuju awal kebangkitan.

b. Warna sebagai penguat lembaga 

Lembaga yang bonafide dan professional tentunya mempunyai identitas warna lembaga. Warna lembaga merupakan strategi komunikasi lembaga terhadap masyarakat, di samping itu bila lembaga mempunyai warna khas tanpa kesulitan masyarakat mengenalinya tanpa harus berpikir panjang terhadap lembaga yang memakainya. Sebagai contoh seorang sales promotion yang memakai baju merah tua yang mengedarkan produk rokok tertentu, jelas ini mempromosikan produk rokok merek tersebut. Warna yang dipakai dalam perguruan tinggi, seperti kuning yang dipakai oleh universitas negeri, warna hijau menunjukkan institut negeri, dan sebagainya.

c. Warna sebagai pendekatan rasa psikologis

Warna dapat memengaruhi psikologi seseorang, baik semangat hingga kemalasan. Keceriaan merupakan sifat seseorang. Keadaan ini bisa diwujudkan dengan menggunakan wama kuning, sebagai lambang keceriaan.

d. Warna sebagai penunjuk produk 

Warna dalam kemasan biasanya diarahkan ke produk atau isi kemasan khusunya kemasan makanan dan minuman. Warna dalam aplikasi ke kemasan antara lain: 

• 1) Citra merek : Warna dapat menciptakan citra merek atau perusahaan. 
• 2) Mengabadikan isi produk : Yaitu merekam warna produk yang divisualkan ke dalam kemasan. 
• 3) Pajangan : Mempunyai daya tarik kepada konsumen bila kemasan dipajang di etalase. 
• 4) Penjelas : Kemasan dapat memperjelas isi produk, tanpa membuka kemasan. 
• 5) Keamanan : Warna merupakan sebuah tanda, misalkan warna merah yang berarti produknya rasanya manis atau pedas. Tanda ini bagi orang yang sakit tidak suka pedas jelas akan memi1ih warna lain.

e. Warna sebagai daya tarik 

Warna mempunyai daya tarik yang tinggi, khususnya warna yang cerah. Anak-anak dalam pemilihan warna banyak yang cerah sebaliknya bagi orang dewasa memilih warna yang kalem, lembut dau tua. Kondisi inilah ditangkap desainer kemasan selain diarahkan ke produk juga diarahkan ke sifat konsumen.

Teori Warna Brewster

Teori Brewster adalah teori yang menyederhanakan warna menjadi 4 kelompok warna. Keempat kelompok warna tersebut adalah Warna Primer, Sekunder, Tersier, dan Warna Netral. Teori ini pertama kali dinyatakan tahun 1831 Oleh David Brewster.

Kelompok warna ini sering disusun dalam lingkaran Warna Brewster. Lingkaran warna brewster mampu menjelaskan teori kontras warna (Komplementer), Split Komplementer, Triad, dan Tetrad.

Warna Primer

Yaitu warna dasar yang tidak bisa di peroleh dari campuran warna-warna lain. Warna yang termasuk dalam golongan warna primer adalah Warna Merah, Kuning dan Biru.

Download file desain photoshop, corel atau illustrator Secara Gratis di Bang Mudan.

Warna Sekunder

Merupakan hasil pencampuran warna-warna primer. Misalnya warna oranye merupakan hasil campuran warna merah dengan kuning, hijau adalah campuran biru dan kuning, dan ungu adalah campuran merah dan biru.

Warna Tersier

Warna yang berasal dari campuran warna primer dengan warna sekunder. Misalnya warna oranye kekuningan merupakan campuran dari warna kuning dengan oranye.

Warna Netral

Jika ketiga warna dasar dicampur, maka akan diperoleh warna netral. Warna ini biasanya digunakan sebagai penyeimbang warna-warna kontras di alam. Biasanya hasil campuran yang tepat akan menuju hitam.

Jika warna dari kelompok di atas digabungkan akan terlihat seperti gambar di bawah ini:

ADMINISTRASI UMUM KLAS X OTKP & AKL Pertemuan ke- 2 & 3

TATA KELOLA KANTOR

A. PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

 

PENGERTIAN

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
·         Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

·         Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUAN

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.     Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.    Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3.    Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4.    Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.    Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7.    Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8.    Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

9.    Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:

1.     Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 

2.    Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.    Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.

4.    Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

5.    Pengawasan mudah dilaksanakan.

6.    Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

 

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:

1.     Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.

2.    Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3.    Pengawasan dapat dipermudah.

4.    Hubungan dapat dipercaya.

5.    Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

6.    Jalannya pekerjaan lebih lancar. 

7.    Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan. 

 

B.    ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

 

1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2.      Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
   
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
   
3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
   
4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
   
5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
   
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
   
7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
8. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya. 
9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas. 

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

 

I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

      §  Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
§  Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
§  Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
§  Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

§  Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

§  Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

§  Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II.  Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

§  Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

§  Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

§  Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

§  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

§  Mudah merubah ruangan.

§  Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

§  Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

§  Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

§  Pekerja akan kehilangan kepribadian.

§  Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

§  Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

§  Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

§  Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

§  kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D.    LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:

   -  Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.

   -  Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

   -  Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

    -  Udara yang bersih dan segar.

    -  Ongkos pemeliharaan yang rendah.

 -  Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E.     FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

1. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b. Kualitas pekerjaan lebih baik.

c. Kesalahan-kesalahan berkurang.

d. Semangat kerja pegawai lebih baik.

e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:

a.    Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

b.    Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

c.    Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

d.    Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

e.    Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

               Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

a.    Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

b.    Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

c.    Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

       Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang   datang, diantaranya:

a. Kepercayaan terhadap kantor

b. Efisiensi atau produktifitas

c. Moral

3.Perencanaan Udara

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:

a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi

c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik

d. Semangat kerja yang lebih tinggi

e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan Suara

Dengan suara gaduh berakibat pada:

a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

b. Kesulitan mengadakan konsentrasi

c. Kesalahan yang lebih banyak

d. Kelelahan yang bertambah

e. Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:

a.    Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

b.    Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis

c.    Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat

d.    Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.

F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1.               Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek

2.              Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer

3.              Segenap ruang dipergunakan secara efisien

4.              pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik

5.              pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.

6.              Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1.     Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.

2.    Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.

3.    Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.

4.    Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.

TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1.     Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.

2.    Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.

3.    Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.

4.    Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.

5.    Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.

6.    Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.

7.    Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

8.    Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi

9.    Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya

10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.

11.  Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga

12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri

13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. 

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a.  Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b.  Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.

c.   Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F) 

d.  Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

e.  Penerangan Cahaya 

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya

f.   Fasilitas kesehatan 

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

g.  Fasilitas Cuci 

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.

h.  Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus 

i.   Tempat pakaian 

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

j.   Tempat duduk 

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

k.  Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l.    Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih 

m.  Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan 

n.   Pertolongan pertama 

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu 

o.   Penjagaan kebakaran

 Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran 

p.  Pemberitahuan kecelakaan

 Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:

a)    Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

b)   Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

c)    Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.

d)   Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.

e)   Penerangan atau pencahayaan yang baik.

f)    Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g)   Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan