ADMINISTRASI UMUM KELAS X OTKP DAN AKL

 Petunjuk!!

1. Silahkan pelajari materi berikut lalu di rangkum di buku tulis sebagai bahan belajar
2. Isi daftar hadir di kolom komentar dengan format :

• Nama : . . . . .
• Kelas : . . . .

Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan Pada Kegiatan Administrasi

1. Pengertian Jabatan

Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik.

2. Jenis Jabatan

1. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor

Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.

1. Manajerial

Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.

1. Staf atau Pembantu Ahli

Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.

1. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)

Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.

1. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi

Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.

3. Analisis Jabatan (Job Analysis)

1. Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informaasi tentang suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik.

Berikut ini adalah beberapa pengertian analisis jabatan menurut beberapa ahli.

1)        Drs. M Manullang mengungkapkan job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai kebutuhan akan jabatan tersebut.

2)        Prof. Dr. Komaruddin mengungkapkan analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya analisis jabatan itu mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah.

3)        Drs. Moekijat mengungkapkan analisis jabaran merupakan hal yang penting dalam manajemen kepegawaian, karena hasilnya dapat digunakan hampir dalam semua program kepegawaian.

Langkah-langkah menganalisis jabatan:

1. Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan
2. Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis
3. Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
4. Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
5. Menyiapkan uraian jabatan
6. Menyiapkan spesifikasi jabatan

Hasil anallisis jabatan berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut.

1. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi jabatan dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisi kerja, dan waktu kerja.
2. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi, berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan.
3. Desain pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan.

1. Metode Analisis Jabatan

Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut.

1)        Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi.

2)        Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat. Hasil pengamatan tersebut langsung dicatat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut.

3)        Wawancara (terview), yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan.

4)        Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

Tingkat Jabatan Pada Pekerjaan Kantor

Dalam sebuah organisasi kantor, pada umumnya tingkat jabatan dapat disimpulkan ke dalam tiga bentuk susunan piramida utama yang menunjukkan kategori tingkat jabatan. Tingkat jabatan tersebut meliputi manajer administratif, manajer kantor, dan supervisor.

1. Manajer Administrasi

Manajer administrasi memiliki tugas yang membedakannya dengan tugas manager kantor. Jika dibedakan lebih lanjut berikut ini perbedaan manajer administrasi dan manajer kantor.

1. Merencanakan konsep utama yang harus dilakukan sesuai visi dan misis perusahaan. Kemudian manajer administratif mensosialisasikannya kepada manajer kantor.
2. Melakukan pengorganisasian segenap sumber daya yang ada pada tingkatan tataran yang paling utama.
3. Membuat prosedur, teknis dan standar operasional kerja (SOP) untuk divisi/unitnya. oleh karenanya, tugas manajer kantor adalah menginformasikan konsep dasar itu kepada stafnya.
4. Membuat keputusan dalam skala internal unitnya masing-masing, sedangkakn manajer kantor tidak dapat memutuskan. Manajer kantor memberikan saran berdasarkan perkembangan data dan sumber informasi lain yang dimilikinya selama di luar dan di dalam perusahaan sehari-hari.
5. Membuat konsep pengembangan unitnya. Sedangkan manajer kantor hanya dapat mengaplikasikannya,
6. Mengawasi setiap bawahan yang berada pada jajaran unitnya masing-masing, mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor hingga staf. Sedangkan manajer kantor hanya mengawasi supervisor dan staf.

2. Manajer Kantor

Manajer kantor merupakan pejabat yang berada dalam level kedua dalam perkantoran. Manajer kantor kedudukannya adalah asisten bagi top manajer. Oleh karena itu setiap devisi pasti memiliki penamaan yang sama untuk setiap pejabat seperti: manajer pemasaran, manajer keuangan, dan manajer SDM. Adanya tingkat manajer berarti menunjukkan adanya perbedaan hak dan kewajiban di dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

Oleh karena itu, ada jenis serangkaian tugas yang mengidikasikan bahwa hal itu merupakan tugas manajer kantor. Tugas manajer kantor bersifat praktisa dan operasional. Sifat tugas tersebut merupakan pengaplikasikan dari segenap konsep/gagasan utama yang telah digariskan oleh manajer administratif. Meskipun demikian, bukan berarti level tersebut berlepas tangan dari bentuk aplikasi konkret yang akan atau telah dilaksanakan oleh manajer kantor.

Menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:

1. kemampuan memimpin
2. memiliki latar belakang praktik/pendidikan
3. kemampuan melatih
4. kemampuan mengungkapkan diri
5. kemampuan bersikap terbuka
6. keingintahuan
7. kemampuan mengembangkan kreativitas
8. kemampuan mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana
9. kemampuan menjual gagasan
10. kemampuan bekerja sama
11. sabar.

3. Supervisor

Menurut Moekijat (1997) tugas supervisor adalah sebagai berikut:

a. Tugas Pokok

1. memberi perintah guna melaksanakan tugas
2. mengawasi tugas karyawan
3. melatih karyawan
4. memelihara hubungan baik antar karyawan dengan bijak

b. Tugas Pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

1. merencanakan pekerjaan tiap unit kerja
2. mengontrol pekerjaan agar selesai tiap waktu
3. menekankan ketelitian kerja pada karyawan agar efektif dan efisien
4. mengkoordinasikan pekerjaan dengan unit kerja lainnya
5. membagi pekerjaan secara adil dan merata sesuai gaji dan tunjangan yang diberikan
6. mengembangkan metode baru bagi pencapaian produktivitas kerja yang baik

c. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

1. melatih pekerja sehingga mampu menyelesaikan tugas dengan baik
2. mengembangkan sistem magang
3. pendelegasian tanggungjawab
4. mentolerisasi kesalahan bawahan, namun dapat menunjukkan mana dan bagaimana yang benar
5. mendamaikan perselisihan antarkaryawan
6. memberi teguran, pujian, dan hukuman/sanksi
7. menerapkan disiplin kerja

. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

1. meminta daftar rekap absen dan kemudian membuat absen continous form guna aktivitas payroll
2. melaporkan pekerjaan bawahan
3. meminta petunjuk guna penyelesaian konflik yang ada atau meminta saran atas permasalahan yang ada.
4. bertukan pendapat untuk kepentingan bersama

e. Tugas penyelia atau pengawas berdasarkan fungsi-fungsi manajemen

1. Perencanaan

1. membuat tujuan organisasi
2. menentukan visi dan misi
3. membuat anggaran
4. membuat daftar kebutuhan alat, bahan dan perlengkapan
5. membuat sistem kerja operasi dan sebagainya

2. Pengorganisasian

1. menentukan tugas spesifik bawahan
2. menentukan koordinasi dan batasan serta hak dan tanggungjawab
3. menentukan langkah kerja
4. menentukan metode kerja
5. menentukan prosedur kerja
6. menentukan sistem kerja
7. mencanangkan etos kerja yang tinggi dan sebagainya

3. Pengarahan

1. memastikan personil yang tepat sesuai kebutuhan jenis pekerjaan
2. memotivasi pekerja
3. memberi petunjuk mana yang salah dan mana yang benar
4. mengembalikan arah yang menyimpang kepada arah yang benar

4. Pengawasan

1. mengontrol anggaran
2. mengontrol standar kerja
3. mengontrol proses
4. mengontrol hasil kerja
5. mengontrol lokasi kerja
6. mengontrol kelayakan alat kerja
7. mengontrol hubungan antarkaryawan dan sebagainya

TUGAS OTOMATISASI DAN TATA KELOLA KEPEGAWAIAN KELAS XII OTKP

TUGAS OTOMATISASI DAN TATA KELOLA KEPEGAWAIAN !

SILAHKAN PELAJARI PP 53 TAHUN 2010 TENTANG DISIPLIN PEGAWAI. SETELAH ITU, SEBUTKAN DAN JELASKAN TINGKAT DAN JENIS HUKUMAN DISIPLIN BERDASARKAN PP 53 TAHUN 2010 TERSEBUT.

KERJAKAN DI SELEMBAR KERTAS, KUMPULKAN DI MEJA SAYA PALING LAMBAT JAM 12.00 HARI INI.

TERIMA KASIH.

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA KEPEGAWAIAN XI OTKP

 

Petunjuk!!

1. Silahkan pelajari materi berikut lalu di rangkum di buku tulis sebagai bahan belajar
2. Isi daftar hadir di kolom komentar dengan format :

• Nama : . . . . .
• Kelas : . . . .

Formasi Pegawai (Sistem dan Dasar Penyusunan)

Kebutuhan pegawai adalah :

1. Kegiatan untuk menetukan jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan guna mengisi suatu organisasi.
2. Langkah pertama yang dilakukan dengan  cara menyusun jenjang kepangkatan dan formasi.

Dasar - dasar penyusunan formasi

1. Jenis pekerjaan
Jenis pekerjaan tersebut terdiri dari :
a. Macam pekerjaan yang wajib dilakukan oleh suatu unit organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya.

b. Jenis pekerjaan yang wajib disusun secara sistematis.

c. Jenis pekerjaan yangbersifat umum pada setia departemen dan pekerjaan yang bersifat khusus sesuai kebutuhan departemen tertentu.

2. Sifat pekerjaan

Peninjauan sifat pekerjaan yang tepat dilakukan berdasarkan waktu kerja, pemusatan perhatian, resiko pribadi yang mungkin timbul dalam melaksanakan pekerjaan.

3. Perkiraan beban kerja

Perkiraan beban kerja merupakan frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing jenispekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

a. Beban kerja dapat diukur berdasarkan per satuan waktu.
b. Beban kerja sulit diatur tergantung keadaan, misal tugas kejaksaan
c. Beban kerja tidak bisa diatur seperti intelegen dan diplomatik

4. Perkiraan kapasitas pegawai

Perkiraan kemampuan rata-rata satu orang pegawai untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan ini diperlukan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperukan. Kapasitas pegawai ada yang dapat diukur, sulit diukur dan ada yang tidak bisa diatur.

5. Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan
6. Jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat
7. Alat yang tersedia

Sistem Penyusunan Formasi

1. Sistem Sama

Sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua unit organisasi dengan tidak memperhatikan besar kecilnya “Beban Kerja”.

Digunakan dalam organisasi terstandar ABRI.

2. Sistem Ruang Lingkup

Jumlah dan kualitas kepegawaian ditetukan berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja sebagai unit organisasi.

Apa yang dimaksud dengan  Analisa Kebutuhan Pegawai?

Merupakan proses analisa secara logis dan teratur untuk dapat mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan  oleh suatu organisasi agar dapat melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna serta berkelangsungan.

Tujuan adanya analisa kebutuhan pegawai adalah agar  seluruh pegawai  yang ada pada setiap unit organisasi memiliki pekerjaan tertentu, jangan sampai ada pegawai yang tidak memiliki pekerjaan.

Alat yang digunakan dalam analisa kebutuhan  adalah Uraian Jabatan atau yang lebih dikenal dengan  job description, yang digunakan untuk mengetahui jenis-jenis ruang lingkup tugas, sifat pekerjaan, syarat jabatan, perkiraan kapasitas pegawai dalam jangka tertentu.

Analisa tugas jabatan merupakan suatu penelahaan secara mendalam dan sistematis terhadap hasilnya berupa Uraian jabatan.

Uraian Jabatan terdapat beberapa hal yaitu:

1. Nama jabatan

2. Jumlah Pejabat yang dbutuhkan

3. Rincian tugas jabatan

4. Hubungan anatr tugas jabatan

5. Keterangan tentang jabatan

6. Latihan yang dibutuhkan

7. Waktu kerja

8. Fasilitas atau perlengkapan yang dibutuhkan

9. Syarat pekerjaan

Penggolongan Jabatan dan Pangkat adalah Usaha mengelompokan berbagai jabatan atas dasar persamaan tugas dan tanggung jawab.

Hal ini digunakan sebagai dasar perlakuan yang sama dalam hal pengangkatan pemberian gaji atau upah dan proses kepegawaian lain. Prinsip yang digunakan adalah equal pay for equal work yaitu upah yang sama untuk pekerjaan yang sama.

Pangkat dalam Pegawai Negeri Sipil

1. Golongan I : Juru

2. Golongan II : Pengatur

3. Golongan III : Penata

4. Golongan IV : Pembina    

Kegunaan penggolongan Jabatan dan Pangkat

1. Dasar penentuan gaji atau upah.

2. Membantu selksi calon pegawai.

3. Turut menentukan sistem kenaikan pangkat dan pemindahan.

4. Penyeragaman istilah untuk sebutan atau nama jabatan atau pangkat.

5. Mempertinggi modal pegawai.

6. Mempengaruhi teraturnya penyimpanan arsip.

7. Menentukan fokus penilaian kecakapan atau efisensi kerja.

8. Membantu latihan jabatan pegawai.