ADMINISTRASI UMUM KELAS X OTKP DAN AKL

 Petunjuk!!

1. Silahkan pelajari materi berikut lalu di rangkum di buku tulis sebagai bahan belajar
2. Isi daftar hadir di kolom komentar dengan format :

• Nama : . . . . .
• Kelas : . . . .

Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan Pada Kegiatan Administrasi

1. Pengertian Jabatan

Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik.

2. Jenis Jabatan

1. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor

Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.

1. Manajerial

Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.

1. Staf atau Pembantu Ahli

Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.

1. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)

Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.

1. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi

Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.

3. Analisis Jabatan (Job Analysis)

1. Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informaasi tentang suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik.

Berikut ini adalah beberapa pengertian analisis jabatan menurut beberapa ahli.

1)        Drs. M Manullang mengungkapkan job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai kebutuhan akan jabatan tersebut.

2)        Prof. Dr. Komaruddin mengungkapkan analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya analisis jabatan itu mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah.

3)        Drs. Moekijat mengungkapkan analisis jabaran merupakan hal yang penting dalam manajemen kepegawaian, karena hasilnya dapat digunakan hampir dalam semua program kepegawaian.

Langkah-langkah menganalisis jabatan:

1. Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan
2. Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis
3. Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
4. Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
5. Menyiapkan uraian jabatan
6. Menyiapkan spesifikasi jabatan

Hasil anallisis jabatan berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut.

1. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi jabatan dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisi kerja, dan waktu kerja.
2. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi, berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan.
3. Desain pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan.

1. Metode Analisis Jabatan

Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut.

1)        Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi.

2)        Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat. Hasil pengamatan tersebut langsung dicatat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut.

3)        Wawancara (terview), yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan.

4)        Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

Tingkat Jabatan Pada Pekerjaan Kantor

Dalam sebuah organisasi kantor, pada umumnya tingkat jabatan dapat disimpulkan ke dalam tiga bentuk susunan piramida utama yang menunjukkan kategori tingkat jabatan. Tingkat jabatan tersebut meliputi manajer administratif, manajer kantor, dan supervisor.

1. Manajer Administrasi

Manajer administrasi memiliki tugas yang membedakannya dengan tugas manager kantor. Jika dibedakan lebih lanjut berikut ini perbedaan manajer administrasi dan manajer kantor.

1. Merencanakan konsep utama yang harus dilakukan sesuai visi dan misis perusahaan. Kemudian manajer administratif mensosialisasikannya kepada manajer kantor.
2. Melakukan pengorganisasian segenap sumber daya yang ada pada tingkatan tataran yang paling utama.
3. Membuat prosedur, teknis dan standar operasional kerja (SOP) untuk divisi/unitnya. oleh karenanya, tugas manajer kantor adalah menginformasikan konsep dasar itu kepada stafnya.
4. Membuat keputusan dalam skala internal unitnya masing-masing, sedangkakn manajer kantor tidak dapat memutuskan. Manajer kantor memberikan saran berdasarkan perkembangan data dan sumber informasi lain yang dimilikinya selama di luar dan di dalam perusahaan sehari-hari.
5. Membuat konsep pengembangan unitnya. Sedangkan manajer kantor hanya dapat mengaplikasikannya,
6. Mengawasi setiap bawahan yang berada pada jajaran unitnya masing-masing, mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor hingga staf. Sedangkan manajer kantor hanya mengawasi supervisor dan staf.

2. Manajer Kantor

Manajer kantor merupakan pejabat yang berada dalam level kedua dalam perkantoran. Manajer kantor kedudukannya adalah asisten bagi top manajer. Oleh karena itu setiap devisi pasti memiliki penamaan yang sama untuk setiap pejabat seperti: manajer pemasaran, manajer keuangan, dan manajer SDM. Adanya tingkat manajer berarti menunjukkan adanya perbedaan hak dan kewajiban di dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

Oleh karena itu, ada jenis serangkaian tugas yang mengidikasikan bahwa hal itu merupakan tugas manajer kantor. Tugas manajer kantor bersifat praktisa dan operasional. Sifat tugas tersebut merupakan pengaplikasikan dari segenap konsep/gagasan utama yang telah digariskan oleh manajer administratif. Meskipun demikian, bukan berarti level tersebut berlepas tangan dari bentuk aplikasi konkret yang akan atau telah dilaksanakan oleh manajer kantor.

Menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:

1. kemampuan memimpin
2. memiliki latar belakang praktik/pendidikan
3. kemampuan melatih
4. kemampuan mengungkapkan diri
5. kemampuan bersikap terbuka
6. keingintahuan
7. kemampuan mengembangkan kreativitas
8. kemampuan mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana
9. kemampuan menjual gagasan
10. kemampuan bekerja sama
11. sabar.

3. Supervisor

Menurut Moekijat (1997) tugas supervisor adalah sebagai berikut:

a. Tugas Pokok

1. memberi perintah guna melaksanakan tugas
2. mengawasi tugas karyawan
3. melatih karyawan
4. memelihara hubungan baik antar karyawan dengan bijak

b. Tugas Pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan

1. merencanakan pekerjaan tiap unit kerja
2. mengontrol pekerjaan agar selesai tiap waktu
3. menekankan ketelitian kerja pada karyawan agar efektif dan efisien
4. mengkoordinasikan pekerjaan dengan unit kerja lainnya
5. membagi pekerjaan secara adil dan merata sesuai gaji dan tunjangan yang diberikan
6. mengembangkan metode baru bagi pencapaian produktivitas kerja yang baik

c. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan

1. melatih pekerja sehingga mampu menyelesaikan tugas dengan baik
2. mengembangkan sistem magang
3. pendelegasian tanggungjawab
4. mentolerisasi kesalahan bawahan, namun dapat menunjukkan mana dan bagaimana yang benar
5. mendamaikan perselisihan antarkaryawan
6. memberi teguran, pujian, dan hukuman/sanksi
7. menerapkan disiplin kerja

. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan

1. meminta daftar rekap absen dan kemudian membuat absen continous form guna aktivitas payroll
2. melaporkan pekerjaan bawahan
3. meminta petunjuk guna penyelesaian konflik yang ada atau meminta saran atas permasalahan yang ada.
4. bertukan pendapat untuk kepentingan bersama

e. Tugas penyelia atau pengawas berdasarkan fungsi-fungsi manajemen

1. Perencanaan

1. membuat tujuan organisasi
2. menentukan visi dan misi
3. membuat anggaran
4. membuat daftar kebutuhan alat, bahan dan perlengkapan
5. membuat sistem kerja operasi dan sebagainya

2. Pengorganisasian

1. menentukan tugas spesifik bawahan
2. menentukan koordinasi dan batasan serta hak dan tanggungjawab
3. menentukan langkah kerja
4. menentukan metode kerja
5. menentukan prosedur kerja
6. menentukan sistem kerja
7. mencanangkan etos kerja yang tinggi dan sebagainya

3. Pengarahan

1. memastikan personil yang tepat sesuai kebutuhan jenis pekerjaan
2. memotivasi pekerja
3. memberi petunjuk mana yang salah dan mana yang benar
4. mengembalikan arah yang menyimpang kepada arah yang benar

4. Pengawasan

1. mengontrol anggaran
2. mengontrol standar kerja
3. mengontrol proses
4. mengontrol hasil kerja
5. mengontrol lokasi kerja
6. mengontrol kelayakan alat kerja
7. mengontrol hubungan antarkaryawan dan sebagainya