Jumat, 20 Agustus 2021

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA KEPEGAWAIAN KELAS XI OTKP

 


Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen

A.     Pengertian Penanganan
Penanganan adalah menyentuh, mengendalikan, mengelola, menggunakan, dll dengan tangan atau tangan, atau dengan tangan.

B.     Pengertian Pemeliharaan
Pemeliharaan (maintenance) adalah kombinasi dari berbagai kegiatan yang dilakukan untuk memelihara fasilitas Produksi termasuk mesin dan alat-alat produksi lainnya atau untuk memperbaikinya sampai pada suatu kondisi yang dapat diterima.

C.      Pengertian Dokumen
Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata ”document”, yaitu semua informasi dalam bentuk apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian kegiatan-kegiatan dimasa lampau.
Berikut ini beberapa pengertian dokumen dari berbagai sumber dan menurut para ahli :
a.       Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
b.      Menurut Kamus Kepegawaian dokumen adalah :
1)       Semua catatatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
2)       Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih  untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
c.       Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster             
1)       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
2)       Dokumen  melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampirang-lampiran, seperti untuk mlengkapi sebuah buku atau thesis.

d.      Menurut Ensiklopedia Indonesia
Dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.

D.     Cara Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :
1.    Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.

2.    Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.    Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.

4.    Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.

5.    Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.

6.    Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

E.      Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
a.       Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

b.      Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.

F.      Kelebihan Sistem Data Digital
1.    Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.

2.    Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.


3.    Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.

4.    Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.

5.    Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.

G.   Peraturan Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
1.        Biasakan menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.
2.   Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.
3.        Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.
4.        Pastikan dokumen ada ditempat aman.
5.        Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
6.        Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalam rak/lemari.
7.   Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.
8.     Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen
9.   Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.
10.  Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman dengan menggunakan scanner.

Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian

Dalam peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, diuraikan mengenai peraturan yang menjadi pedoman bagi Instansi Pusat maupun Daerah.
Pedoman ini digunakan dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image document. Tujuannya agar dapat terwujud sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.

            Tata naskah kepegawaian PNS menurut pedoman ini adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai calon PNS / PNS hingga mencapai batas usia pensiun, yang berupa surat – surat keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.

            Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik.
Seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip kepegawaian PNS dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen dibagi dalam 3 bagian yakni :
1.      Pengurusan/Penanganan Dokumen
2.      Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen
3.      Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.
Buku pencatatan arsip yang digunakan dalam hal ini disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian. Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari :

     1.      Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)
     2.      Daftar Nama Pejabat Struktural
     3.      Daftar Nama Pejabat Fungsional
     4.      Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
     5.      Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS)
     6.      Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)
     7.      Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)
     8.      Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)
     9.      Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
     10.  Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah
     11.  Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
     12.  Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)
     13.  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
     14.  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
     15.  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya
     16.  Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

10 komentar:

Siti Rokhayah mengatakan...

Nama : Siti Rokhayah
Kelas : XI OTKP

WardlatulJ mengatakan...

Nama : Wardlatul Jannah
Kelas : XI OTKP

Dewi Khusnul Khotimah mengatakan...

Nama : Dewi Khusnul Khotimah
Kelas: XI OTKP

Sulis setyaningsih mengatakan...

Nama:sulis setyaningsih
Kelas:Xl OTKP

Unknown mengatakan...

Nama: Serlina Sari
Kelas : XI OTKP

Unknown mengatakan...

Nama:Anisah Nuraini
Kelas:XI OTKP

anggraeni mengatakan...

Nama : Ane Anggraeni
Kelas : XI OTKP

Sofiatun. Nasiroh mengatakan...

Nama:sofiatun nasiroh
Kelas:XI otkp

Felyana mengatakan...

Nama:felyana putri arsih
Kelas:XI otkp

Adinda listiana mengatakan...

Nama:Adinda Listiana
Kelas:XI Otkp

Komunikasi Lisan dan Tertulis

  Komunikasi Lisan dan Tertulis Komunikasi adalah salah satu cara manusia berhubungan dan berinteraksi satu sama lain.  Kita melakukan komun...