TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X OTKP

PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1)    Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor

2)    Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor

3)    Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan

4)    Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.

Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1.        Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a.     Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b.     Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2.         Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

Perlengkapan Kantor

1.        Bekal Kantor

       yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai.  Misalnya:

a.     Kertas

b.    Karbon

c.     Pita

d.    Tinta

e.     Lem

f.      Pensil Warna

g.    Tipex

h.    Double tip

9. Solasi
10. Spidol
11. karet penghapus
12. pensil
13. pulpen
14. Karton
15. Bufal

2.        Peralatan Kantor

       Yaitu alat alat kecil yang digunakan untuk membantu menyelesaikan tugas - tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun, namun tidak habis dipakai. Contohnya :

1. Gunting (shear)
2. Penjepret kawat (stapler)
3. Paper clip
4. Penggaris
5. Cutter
6. Pelubang kertas

3.        Mesin Kantor

       Yaitu rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor. Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari penggunaan mesin kantor.Mesin kantor meliputi:

1. Mesin Tik
2. Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang yangsekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah penghitungan. Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll
3. .Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen. Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer
4. Mesin label (labeling machines)
5. Mesin pembuka sampul surat (letter openers)
6. Mesin penomor (numbering machines)
7. Komputer.

4.        Perabot Kantor

       Yaitu benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk melaksanakan tugas kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor. Misalnya:

1. meja
2. kursi
3. lemari
4. rak buku/lemari arsip
5. meja computer
6. hiasan atau lukisan dinding (gambar,lukisan, foto-foto)
7. bunga dan vas bunga
8. akuarium
9. lampu-lampu hias
10. jam dinding, danbenda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

5.        Pesawat Kantor

       Yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya :

a.     Interkom

b.    Telepone

c.     Handphome

d.    Switch board

e.     Dictaphon

f.      Telek

g.    Faksimile

h.    Internet

i.      Sosial Media

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranyasebagai berikut:

1)    Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien

2)    Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor

3)    Meningkatkan produktivitas kerja

4)     Mempercepat proses pekerjaan.

6.        Alat Peraga Bantu

       Peraga adalah alat yang membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melalui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

a.         Fungsi alat bantu peraga

1)      Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian(presentasi);

2)      Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;

3)      Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;

4)      Menimbulkan perhatian;

5)      Mendorong untuk berpikir dan bertindak;

6)      Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

b.        Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

1)    Tape recorder;

2)    Video tape recorder;

3)    Radio;

4)    Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:

1)    Slide projector;

2)    Film strip;

3)    Movie film;

4)     Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:

a.    Chalk board;

b.    Flip chart;

c.    White board;

d.    Flannel graph;

e.    Grapik;

f.     Formulir;

g.     Buku, dan lain-lain

Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Peralatan Kantor

a.         Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;

1)    Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

2)    Menghemat tenaga dan waktu.

3)    Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan pengawasan.

4)    Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

5)    Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

6)    Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

7)    Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

b.        Kerugiannya yaitu:

1)    Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.

2)    Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

3)    Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

4)    Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

5)     Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

Inventarisasi Kantor

1.        Pengertian Inventarisasi Kantor

Menurut The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama – nama barang milik instasi. Menurut W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah pembukuan atau penyusunan daftar barang-barang yang ada di kantor atau perusahaan.

2.        Tujuan Inventarisasi

a.     Untuk mengetahui kekayaan suatu instasi, kantor, dan perusahaan

b.    Untuk menjaga penghematan

c.     Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit

d.    Untuk mengetahui barang-barang apa yang harus ditambah dan diganti

e.     Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan, atau instansi.