KORESPONDENSI KELAS X OTKP

 Petunjuk!!

1. Silahkan pelajari materi berikut lalu di rangkum di buku tulis sebagai bahan belajar
2. Isi daftar hadir di kolom komentar dengan format :

• Nama : . . . . .
• Kelas : . . . .

SURAT MENYURAT BAHASA INDONESIA

DASAR-DASAR SURAT MENYURAT

1.        SYARAT SURAT

Surat dikatakan baik jika:

1)        Format menarik

2)        Surat tidak terlalu panjang

3)        Bahasa: jelas, padat, sopan

4)        Penampilan: bersih, necis,tidak salah ketik

5)        Bahan: kertas baik dan bersih, tinta hitam dan amplop sesuai dengan kertas yang dipakai.

2.        ARTI SURAT

1)        Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi dari satu pihak ke pihak lain.

2)        Surat-menyurat adalah hubungan antara satu pihak dengan pihak lain yang dilakukan dengan perantara surat.

3.        FUNGSI SURAT

Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih dipertahankan karena surat mempunyai fungsi sebagai:

1)        Alat komunikasi

2)        Alat bukti tertulis

3)        Alat pengingat

4)        Alat bukti historis

5)        Duta atau wakil organisasi

6)        Alat pedoman kerja

Ø  Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikaninformasi dari satu pihak ke pihak lain atas  nama pribadi maupun organisasi.

Ø  Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila terjadi perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

Ø  Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa yang telah lampau.

Ø  Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah atau perkembangan suatu organisasi.

Ø  Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi dalam berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain.

Ø  Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.

4.        JENIS SURAT

A. Berdasarkan Wujud Surat

1)        Kartu Pos

2)        Warkat Pos

3)        Telegram

4)        Surat Bersampul

B. Berdasarkan Pembuatan Surat

1)        Surat Pribadi, dibedakan menjadi:

a.    Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.

b.    Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.

2)        Surat Dinas: surat yang berkaitan dengan kegiatan umum organisasi, seperti: pengumuman, surat pemberitahuan, surat keterangan, dll.

3)        Surat Bisnis: surat yang berkaitan langsung dengan kegiatan bisnis/kegiatan pokok organisasi.

C. Berdasarkan Pesan Surat

1)        Surat Keluarga

2)        Surat Setengah Resmi

3)        Surat Sosial

4)        Surat Niaga

5)        Surat Dinas

6)        Surat Pengantar

D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

1)        Surat Sangat Rahasia, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh yang tidak berhak maka akan mengancam keamanan negara.

2)        Surat Rahasia, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh yang tidak berhak maka akan menimbulkan masalah.

3)        Surat Konfidensial, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh kalangan terbatas dalam suatu organisasi.

4)        Surat Biasa, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh orang yang tidak berhak (umum) tidak menimbulkan masalah.

E. Berdasarkan Tata Aliran Surat

1.         Surat Keluar, yaitu surat yabng diterima oleh suatu organisasi.

2.         Surat Masuk, yaitu surat yang dikirim oleh suatu organisasi.

F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

1)        Pengumuman

2)        Surat Edaran

3)        Surat Biasa

G. Berdasarkan Penyelesaian Surat

1)        Surat Penting, yaitu surat yang harus langsung diproses sesaat setelah surat itu diterima.

2)        Surat Segera, yaitu surat yang harus segera diproses.

3)        Surat Biasa, yaitu surat yang pemrosesannya tidak memerlukan waktu segera.

H. Berdasarkan Cara Pengirimannya

1)        Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman lainnya.

2)        Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telegram/telex.

3)        Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.

4)        Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

PERLENGKAPAN SURAT

Dalam kegiatan tulis-menulis surat diperlukan beberapa perlengkapan. Perlengkapan surat tersebut antara lain: kertas surat, sampul surat, dan lipatan surat

1.        Kertas Surat

Sebagian besar pekerjaan kantor memerlukan bahan kertas. Kertas tersedia dalam berbagai jenis/macam, ukuran dan berat.

a)    Jenis kertas

·      Kertas HVS atau juga disebut Bond paper, untuk mengetik surat yang asli.

·      Kertas Stensil (Duplicating paper), untuk membuat surat dalam jumlah banyak yang kemudian diperbanyak.

·      Kertas Doorslag (Bank paper), untuk tindasan/tembusan surat.

·      Union skin, untuk membuat dan mengirim surat ke luar negeri.

·      Airmail paper

·      Kertas tulis bergaris

b)    Selain jenis kertas, terdapat juga benda-benda pos yang dijual di kantor pos:

·      Kartu pos

·      Warkat pos

·      Wesel pos

·      Kartu C7

c)    Ukuran kertas

·      Folio (21x23) cm

·      Kuarto (21x28) cm

·      Doble folio (42x33) cm

·      A nol (0)-(84,1x118,9) cm

·      A 1 (59,4x84,1) cm

·      A 2 (45x59,1) cm

·      A 3 (42x29,7) cm

·      A 4 (21x29,7) cm

·      A 5 (14,8x21) cm

·      A 6 (10,5x14,8) cm

2.        Sampul Surat

a)    Berdasarkan ukuran kertas yang dipakai ada:

d)        Sampul persegi empat (kuarto)

e)         Sampul persegi panjang (folio)

f)         Sampul berjendela (surat telegram)

b)    Berdasarkan wujudnya, sampul dibedakan menjadi:

·   Sampul Banker (yang membuka bagian yang memanjang).

·  Sampul Pocket (yang membuka bagian yang pendek).

 

Sampul Berjendela (window) yaitu sampul berjendela dengan tutup kertas kaca.

·          

 Aperture envelopes (jendela tidak memakai kertas kaca).

 

3.        Lipatan Surat

a)      Singlefold (lipatan tunggal)

b)      Parallel Double Fold (lipatan ganda sejajar)

c)      Standard Fold (lipatan baku)

d)      “Low” Standard Fold (lipatan baku rendah)

e)      Accordion Fold (lipatan akordian)

f)        “Low” Accordion Fold (lipatan akordian rendah)

g)      French Fold (lipatan model Perancis)

h)      Bolonial Fold (lipatan model baron)

BAGIAN - BAGIAN SURAT

1. Kepala surat

Kepala surat atau kop surat merupakan bagian surat yang terletak di bagian paling atas. Kepala surat berfungsi untuk mengetahui secara cepat nama dan alamat instansi atau lembaga pengirim. Unsur yang terdapat di bagian kepala surat adalah :

• Logo atau lambing instansi atau organisasi atau lembaga pengirim
• Nama kantor instansi atau lembaga pengirim
• Alamat kantor
• Nomor kotak pos (Po Box) dan kode pos
• Nomor telepon, faximile, dan alamat website (bila ada)

2. Nomor surat

Nomor surat merupakan identitas surat tersebut yang mencantumkan nomor dan kode surat, kecuali surat yang ditulis perseorangan. Setiap instansi memiliki penomoran dan pengkodean surat yang berbeda. Manfaat nomor surat bagi pengirim yaitu :

• Pengaturan penyimpanan dan pengarsipan surat ke luar
• Pencarian surat itu kembali
• Pelacakan jumlah surat ke luar
• Bagi penerima surat, nomor surat berguna untuk acuan dalam merespon surat atau hal-hal lain yang berkaitan dengan isi surat tersebut.

Aturan penulisan nomor dan kode surat yaitu :

• Kata “Nomor” boleh disingkat “No” dan diikuti tanda titik dua (:)
• Garis miring pada nomor dan kode surat tidak didahului dan diikuti spasi
• Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun

Contoh nomor dan kode surat yang benar :
Nomor: 978/C5/LL/1997

Keterangan :
978   : Kode nomor urut surat ke luar
C5     : Kode instansi atau unit kerja
LL     : Kode perihal
1997  : Kode tahun pembuatan surat

3. Tanggal, bulan, dan tahun surat

Tanggal, bulan, dan tahun pengiriman surat harus dicantumkan. Hal ini berfungsi untuk :

• Memberi tahu penerima kapan surat itu dikirim
• Memudahkan pelacakan kalau terjadi keterlambatan respon dari penerima surat
• Memudahkan pengarsipan
• Menjadi acuan dalam merespon atau menindaklanjuti surat tersebut

Dalam penulisan tanggal, bulan, dan tahun surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Sebagai berikut :

• Tanggal, bulan, dan tahun surat harus ditulis lengkap, tanpa menyingkatnya. Contoh 10 Agustus 2016, buka 10-8-2016. Hal ini bertujuan untuk menghindari kekeliruan penulisan.
• Tanggal pada surat dinas tidak didahului nama kota pengirim, karena nama kota sudah tercantum di kepala surat. Jika surat resmi yang ditulis perseorangan dan tidak menggunakan kop surat, maka nama kota pengirim disertakan bersama tanggal, bulan, dan tahun.
• Pada akhir penulisan tanggal, bulan, dan tahun, tidak diikuti tanda baca apapun.

Baca Juga : Surat Kuasa - Pengertian, Manfaat, Jenis, Cara Membuat, Dan Contoh

4. Lampiran

Lampiran merupakan sesuatu yang melengkapi surat, misalnya jadwal, brosur, makalah, biodata, dan dokumen lain. Tujuan penulisan lampiran agar penerima mengetahui sejak awal adanya sesuatu yang disertakan dengan surat itu.
Dalam penulisan lampiran, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan. Diantaranya yaitu,

• Penyebutan adanya lampiran sebaiknya dicantumkan pada notasi lampiran dan isi surat. Pada notasi lampiran dapat ditulis jumlahnya saja. 

Contoh :
Lampiran : Tiga lembar
Lampiran : Satu berkas
Lampiran : 156 eksemplar
Lampiran : Satu bundle

• Jika pengirim melampirkan dokumen lebih dari satu macam, maka perincian itu dinomori dan diurutkan ke bawah. Contoh

Lampiran : 1. Satu lembar formulir pendaftaran
                    2. dua lembar brosur

• Untuk memperjelas adanya lampiran, pengirim dapat menyebutkannya lagi pada isi surat seperti berikut.

“Untuk lebih jelasnya, bersama ini kami lampirkan jadwal penataran yang akan Anda ikuti”

• Jika tidak ada dokumen yang ingin dilampirkan, tulisan “Lampiran” tidak perlu dicantumkan. Kalau pun tetap dicantumkan, berikan tanda (-) atau angka nol (0) setelah notasi tersebut.
• Kata “Lampiran atau Lamp” diikuti titik dua (:).
• Huruf awal penyebutan isi lampiran ditulis dengan huruf besar, sedangkan seterusnya huruf kecil (lihat contoh di atas).
• Pada akhir penulisan isi lampiran tidak perlu tanda baca apapun.

5. Perihal atau Hal

Perihal atau hal mencantumkan pokok atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam sebuah surat dinas. Bagian ini memudahkan penerima surat mengetahui dengan segera sesuatu yang dibicarakan dalam surat itu.

Dalam menulis hal surat, perhatikan rambu-rambu berikut :

• Pokok atau inti surat ditulis secara singkat dan jelas, yang dapat mencerminkan isi sebuah surat.
• Kata Hal atau Perihal diikuti tanda baca titik dua.
• Huruf awal kata pertama isi hal ditulis dengan huruf kapital, sedangkan yang lainnya ditulis dengan huruf kecil jika kata-kata itu bukan merupakan nama. Isi hal tidak diikuti oleh tanda baca apa pun. 1)

Contoh penulisan hal surat yang benar :

Hal : Undangan lokakarya
Hal: Permintaan bantuan penulis soal

6. Alamat (dalam) surat

Alamat bagian dalam surat digunakan sebagai petunjuk langsung orang yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini sebenarnya tertulis pula dalam sampul surat. Alamat dalam ini juga dapat berfungsi sebagai alamat luar untuk surat yang menggunakan sampul berjendela.

Dalam menulis alamat surat, perhatikan hal-hal berikut ini!

• Alamat surat tidak perlu diawali dengan Kepada, tetapi cukup dituliskan Yth. atau Yang terhormat. Jika diperlukan, kata tersebut dapat diikuti dengan kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr/Saudara. Akan tetapi, kalau surat itu ditujukan kepada organisasi atau perusahaan, maka penulisan Yth. atau Yang terhormat tidak diperlukan.

Contoh:
Yth. Bapak K. Natarnisastra
Jalan Pramuka No. 12 Jatiseeng, Ciledug
Cirebon

Yth. Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis
Jalan RS Fatmawati Cipete, Kebayoran Jakarta Selatan 12140
PT Panca Sakti
Jalan Raya Parung No. 112 Bogor 16330

• Ada kalanya penulis surat tidak tahu secara persis nama yang dituju oleh suratnya. Ketidaktahuan itu mungkin disebabkan penulis tidak mengenal struktur organisasi atau birokrasi instansi yang ditujunya. Untuk mengatasi hal itu, gunakanlah alamat yang umum saja, seperti pimpinannya.

Contoh :
Yth. Rektor UT Jalan Cabe Raya, Ciputat, Tangerang 15418

Bagian Tata Usaha akan membaca dan menyortir surat itu dan menyam paikannya kepada bagian yang terkait.

• Penggunaan singkatan up “untuk perhatian” (bukan u/p) pada alamat surat dimaksudkan apabila persoalan yang dikemukakan dalam surat berkaitan langsung dengan atau dianggap dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. Contoh:

Yth. Rektor UT
u.p. Kepala Pusat Pengujian
Jalan Cabe Raya, Ciputat, Tangerang 15418

Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
u.p. Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis Jalan RS Fatmawati, Cipete, Kebayoran Baru
Jakarta Selatan 12410

• Alamat surat tidak disertai oleh tanda baca apa pun.
• Hal lain yang perlu Anda ketahui tidak semua instansi mencantumkan alamat tinggal atau kantor penerima surat secara lengkap. Alasannya, alamat lengkap sudah tercantum pada sampul surat. Oleh karena itu, pada alamat dalam surat hanya dicantumkan nama atau jabatan penerimanya saja. Misalnya: 

Yth. Sdr. Drs. Wawan Ruswanto, M.Si.
Yth. Rektor Universitas Terbuka
Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

u.p. Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis

7. Salam Pembuka

Pencantuman salam pembuka seperti halnya salam penutup, tidaklaki wajib. Banyak instansi pemerintah yang tidak menggunakannys dalam sarat dinas mereka. Tetapi pada surat resmi yang berasal dari perseorangan, kelompok, atau organisasi niaga dan kemasyarakatan, surat biasanya diawali dengan salam pembuka.

Salam pembuka merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum dimengemukakan persoalannya. Dalam penulisannya,

• Huruf awal kata pertams salam pembuka ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata berikutnya ditulis dengan huruf kecil Kemudian. 
• Setelah sapaan salam pembuka, seperti halnya setelah salam penutup, diikuti dengan tanda koma. 
• Pemakaian tanda koma ini hanyalah kesepakatan. Oleh karena itu, salam pembuka tidak dapat dianggap sebagai bagian dari kalimat pertama surat, kecuali kalau salam pembuka itu diintegrasikan ke dalam alinea isi (tubuh) surat.

Ungkapan yang biasa dipergunakan untuk salam pembuka di antaranya adalah

• Dengan hormat,
• Bapak.. yang terhormat,
• Salam sejahtera,
• Salam pramuka,
• Assalamualaikum Wr. Wb.,

Contoh penulisan salam pembuka yang diintegrasikan ke dalam alinea isi surat :

• Dengan hormat, kami mengharapkan kehadiran Bapak/tbu pada acara….
• Salam sejahtera, sehubungan dengan akan dilaksanakannya sosialisasi….

8. Isi Surat (Tubuh Surat)

Isi surat atau tubuh surat merupakan bagian surat yang dipergunakan untuk menyatakan persoalan dalam surat tersebut. Peyampaian pesan yang ingin dikemukakan penulis sarat ditentukan oleh kejelasan bagian inl. Isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pembuka, bagian isi dan bagian penutup.

Bagian-bagian ini tidak selalu dituliskan dalam bentuk paragraf, karena itulah penulis modul ini lebih cocok menggunakan istilah bagian untuk komponen-komponen tubuh surat daripada alinea atau paragraph.

a.  Bagian pembuka
Bagian pembuka adalah pengantar isi surat yang berfungsi untuk mengarahkan pikiran penerima surat kepada pokok persoalan yang akan dikemukakan. Untuk surat yang merupakan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau pertanyaan, kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali bagian pembuka di antaranya sebagai berikut.

• Dengan ini kami beritahukan bahwa ...
• Dengan sangat menyesal kami sampaikan....bahwa ...
• Sebagaimana Saudara ketahui ..
• Perkenankanlah kami melaporkan ..
• Bersama ini kami sampaikan berkas-berkas ..

Untuk surat tanggapan atau jawaban, kalimat pengantar yang lazim dipergunakan di antaranya adalah seperti berikut.

• Menunjuk surat Saudara Nomor ... tanggal ...   mengenai...
• Sehubungan dengan surat Saudara Nomor.. tanggal ...
• Berkenaan dengan surat Saudara Nomor…tanggal..
• Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Nomor... tanggal…
• Menindaklanjuti pembicaraan kita pada tanggal…

Disamping itu, dalam pembuatan surat juga harus memperhatikan kekeliruan pemakaian bahasa surat yang sering terjadi yaitu :

• Kata kami hanya digunakan jika penulis surat mengatasnamakan atau mewakili suatu kelompok, organisasi, atau instansi. Akan tetapi, kalau pengirim surat hanya mewakili dirinya, kata ganti yang tepat adalah saya.
• Frase dengan ini dan bersama ini memiliki maksud yang berbeda. Dengan ini memiliki pengertian: dengan perantaraan surat ini atau melalui surat ini. Bersama ini bermakna: bersama-sama dengan surat ini, beserta surat ini, mengiringi surát ini, dan terlampir dalam surat ini.

b.  Bagian isi
Bagian isi merupakan pokok persoalan surat yang memuat pesan yang dikemukakan atau diinginkan penulis dari penerima surat. Mengingat pentingnya bagian surat ini, penulis surat hendaknya mengemukakan maksudnya dalam bahasa yang baik dan benar, jelas, lugas, sopan, dan mudah dipahami penerima surat.

Seperti halnya mengarang, agar surat tersusun dengan baik, penulis hendaknya mempersiapkannya dengan baik pula. Perencanaan surat menyangkut:

• Menentukan sasaran surat "Siapa yang akan dikirimi surat?"
• Menetapkan materi isi surat mengenai "Apa yang akan dikemukakan dalam surat itu?"
• Menentukan maksud surat "Apakah tujuan mengirim surat? Apakah yang diinginkan melalui surat itu? Apakah sekadar menginformasikan atau menginginkan tanggapan?".

Hal lain yang harus diperhatikan adalah ragam dan banyaknya pokok persoalan yang dikemukakan.

• Bila pokok persoalan yang disampaikan hanya satu macam, penerima surat akan relatif mudah menangkapnya.
• Tetapi bila pokok persoalan itu lebih dari satu, tulislah setiap pokok persoalan secara runtut. Kalau pokok-pokok persoalan itu memerlukan pengungkapan yang agak panjang, kita dapat menggunakan nomor urut untuk menandainya. 

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penggunaan ungkapan penghubung atau transisi antara kalimat atau alinea pengantar bagian pembuka dengan bagian isi atau antara kalimat dalam bagian isi.

c.  Bagian penutup
Bagian penutup menandakan bahwa paparan persoalan pokok isi surat telah selesai. Bagian ini digunakan untuk menyimpulkan atau mempertegas isi surat, mengungkapkan imbauan, harapan, atau keinginan, serta menyampaikan terima kasih (bila diperlukan) penulis surat.

Oleh karena itu, bagian ini hendaknya diungkapkan secara singkat, tegas, tanpa basa-basi yang berlebihan, dan tanpa mengulang kembali apa yang telah ditulis sebelumnya.

Contoh bagian penutup yang baik:

• Atas perhatian Bapak kami sampaikan terima kasih.
• Semoga informasi yang kami berikan bermanfaat bagi Saudara.
• Demikianlah harapan kami. Atas perhatian Ibu, kami sampaikan terima kasih.
• Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
• Atas kerja sama Anda, kami sampaikan terima kasih.
• Demikianlah semoga kerja sama yang telah kita bina dapat semakin ditingkatkan.
• Mudah-mudahan jawaban kami dapat bermanfaat bagi Anda.

9. Salam Penutup

Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam penutup juga sifatnya tidak wajib. Banyak surat dinas pemerintah yang tidak menggunakannya. Tetapi, surat resmi yang berasal dari perorangan atau organisasi kemasyarakatan dan usaha kebanyakan memakainya.

Salam penutup ditempatkan setelah isi (tubuh) surat dan diikuti dengan tanda baca koma. Gunanya untuk menunjukkan keakraban atau rasa hormat penulisnya. Bunyinya bisa bermacam-macam tergantung pada posisi atau hubungan antara pengirim dan penerima surat.

Kata-kata yang biasa digunakan untuk salam penutup di antaranya:

• Wassalam,
• Salam takzim,
• Salam hormat,
• Hormat kami,

Biasanya ada surat dinas yang tidak mencantumkan salam penutup, bagian itu langsung diisi dengan nama jabatan atau nama perusahaan penulis surat.

10. Jabatan, Tanda Tangan, Cap, Nama Terang, dan NIP bagi Surat Resmi Pemerintah

Sebuah surat resmi atau dinas di Indonesia khususnya, dianggap sah jika ditanda-langani oleh orang yang namanya tercantum sebagai pengirim surat.

Pencantuman nama itu karena dia berwenang melakukannya atau karena dia mendapatkan delegasi wewenang dari atasannya.
Bagian akhir surat terdapat beberapa bentuk yang dipengaruhi oleh penggunaan unsur-unsurnya serta orang yang diberi wewenang untuk menandatangani surat dari atasannya.

Bagian akhir surat resmi yang berasal dari perseorangan, kelompok, serta organisasi sosial atau niaga, yang biasanya menggunakan salam penutup, pengurutan unsur-unsurnya adalah :

• salam penutup,
• nama kelompok/ organisasi (kalau ada),
• tanda tangan, nama terang,
• dan jabatan (kalau ada).

Contoh 1
Hormat kami,
H. Ali Imron

Contoh 2
Wassalam,
a.n. Warga Kampung Sukaluyu
Deni Setiawan

Contoh 3
Wassalam
Panitia Peringatan Kemerdekaan RI ke-52
Dewi Sekartaji
Ketua

Contoh 4
Hormat kami,
M. Fajar H. Ismaya
Direktur Utama

Bagian akhir surat dinas pemerintah yang tidak menggunakan salam penutup, unsur-unsurnya diurutkan menjadi nama jabatan, tanda tangan, cap, nama terang dan NIP.

Contoh:
Rektor
Prof. Dr. Atwi Suparman
NIP. 130327898

Direktur Pendidikan Menengah Umum
Dr. Budiono
NIP

Tanda tangan dibutuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat penanda tangan. Sementara itu, cap dinas atau cap jabatan dibutuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan penanda tangan surat.

Kadang-kadang, karena sesuatu hal, surat dinas ditandatangani oleh pejabat di bawahnya yang diberi wewenang untuk melakukan hal itu.

• Dalam peristiwa seperti inilah singkatan a.n. (bukan a/n) dan u.b. (bukan u/b) digunakan. Singkatan a.n. (atas nama) digunakan bila penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat di bawah pimpinan utama.
• Singkatan u.b. (untuk beliau) dicantumkan bila penanda tangan surat dilakukan oleh pejabat yang kedudukannya dua tingkat di bawah pimpinan utamanya. Jadi pejabat yang mendapat wewenang menandatangani dengan atas nama melimpahkan kembali wewenang itu kepada pejabat yang ada di bawahnya. 

Perhatikan contoh pemakaian a.n. dan u.b.!

Contoh 1
a.n. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis,

Ir. Abdul Azis Hoesein M.Eng.Sc.
NIP 130518943

Contoh 2
Rektor UT
Pembantu Rektor I

u.b.
Dekan FKIP

H. Udin S. Winataputra
NIP 130367151

11. Tembusan

Tembusan kadang-kadang juga dituliskan tindasan, c.c. (carbon copy) atau BBC (blind carbon copy) tembusan buta (hanya dipakai untuk keperluan khusus dan bersifat rahasia).

Bagian surat ini menunjukkan adanya orang atau pihak lain yang menerima surat itu. Jadi, tembusan itu dicantumkan jika ada orang atau pihak lain yang perlu mengetahui isi surat itu.

Aturan penulisan tembusan sebagai berikut.

• Tempatkan kata tembusan di kaki surat sebelah kiri, lurus dengan Nomor, Lampiran, dan Hal surat, dan sejajar dengan nama penandatangan surat.
• Kata tersebut diikuti titik dua dan tidak digaris bawahi.
• Pemakaian kata Yth, Kepada Yth, dikirimkan atau disampaikan kepada atau kata-kata lain di belakang kata tembusan tidak diperlukan. Begitu pula dengan penggunaan kata-kata di belakang nama pihak yang ditembusi hendaknya dihindari.
• Penggunan kata arsip atau pertinggal pada bagian akhir tembusan tidak diperlukan. Sudah pasti setiap surat resmi/dinas harus memiliki arsip. Selain itu, tembusan dimaksudkan untuk pihak lain yang terkait dengan surat itu. Padahal arsip bukanlah pihak lain yang dimaksud oleh tembusan.
• Menggunakan nomor urut bila yang ditembusi surat lebih dari satu.

Contoh penulisan tembusan yang baik :

Tembusan:
1. Dirjen Dikdasmen
2. Rektor UT

12. Inisial

Dalam surat dinas atau niaga, pada bagian surat yang paling bawah (setelah posisi tembusan) terdapat inisial. Inisial adalah kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan atau pengetik surat.

Gunanya untuk mengetahui orang yang mengonsep atau mengetik surat. Jika sewaktu-waktu diperlukan, orang tersebut akan mudah dicari.

Contoh:
BS/Is

• BS (Bambang Suhartanto) : pengonsep surat
• Is (Ismail) : pengetik surat Ismail

Untuk mengakhiri pembahasan bagian-bagian surat di atas, marilah kita perhatikan sebuah contoh surat dinas yang lengkap di bawah ini!

Contoh surat resmi atau surat dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DIREKTORAT PENDIDIKAN GURU DAN TENAGA TEKNIS

Jalan Hanglekir Kebayoran Baru, Jakarta 12120

Telp. 7244046 Fax.724406

23 Juni 1997

Nomor       : 907/C5/97
Lampiran  : Satu halaman
Perihal       : Permohonan izin dan Undangan

Yth. Rektor Universitas Terbuka
Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe
Tangerang 15418

Dalam rangka pelaksanaan Program Penyetaraan D-II Guru SD tahun 1997/1978, Direktorat Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis akan mengadakan kegiatan Penyusunan Silabi Penataran Tutor Inti pada tanggal 26 s.d 28 Juni 1997 di Hotel Gondangdia, Jalan Raya Puncak Km 79, Cisarua, Bogor.

Sehubungan dengan hal itu, kami mengharapkan kesediaan Saudara untuk mengizinkan dan menugaskan nama-nama terlampir sebagai peserta kegiatan dimaksud. Pembukaan kegiatan ini direncanakan pada:

Hari/tanggal  : Kamis, 26 Juni 1997
Pukul              : 19.00 WIB
Tempat           : Hotel Gondangdia, Bogor

Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami sampaikan terima kasih.

a.n. Direktorat Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menengah

a.n. Direktur Pendidikan Guru
dan Tenaga Teknis

Ir. Abdul Aziz Hoesein, M.Eng.Sc
NIP. 130518943

Tembusan:
1. Dirjen Dikdasmen
2. Yang bersangkutan sebagai undangan