OTOMATISASI DAN TATA KELOLA KEPEGAWAIAN KELAS XI OTKP

 

Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen

A.     Pengertian Penanganan

Penanganan adalah menyentuh, mengendalikan, mengelola, menggunakan, dll dengan tangan atau tangan, atau dengan tangan.

B.     Pengertian Pemeliharaan

Pemeliharaan (maintenance) adalah kombinasi dari berbagai kegiatan yang dilakukan untuk memelihara fasilitas Produksi termasuk mesin dan alat-alat produksi lainnya atau untuk memperbaikinya sampai pada suatu kondisi yang dapat diterima.

C.      Pengertian Dokumen

Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata ”document”, yaitu semua informasi dalam bentuk apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian kegiatan-kegiatan dimasa lampau.

Berikut ini beberapa pengertian dokumen dari berbagai sumber dan menurut para ahli :

a.       Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

b.      Menurut Kamus Kepegawaian dokumen adalah :

1)       Semua catatatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

2)       Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih  untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

c.       Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster             

1)       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

2)       Dokumen  melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampirang-lampiran, seperti untuk mlengkapi sebuah buku atau thesis.

d.      Menurut Ensiklopedia Indonesia

Dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.

D.     Cara Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :

1.    Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.

2.    Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.    Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.

4.    Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.

5.    Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.

6.    Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

E.      Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

a.       Data Fisik

Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

b.      Data Digital

Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.

F.      Kelebihan Sistem Data Digital

1.    Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.

2.    Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.

3.    Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.

4.    Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.

5.    Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.

G.   Peraturan Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

1.        Biasakan menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.

2.   Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.

3.        Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.

4.        Pastikan dokumen ada ditempat aman.

5.        Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.

6.        Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalam rak/lemari.

7.   Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.

8.     Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen

9.   Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.

10.  Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman dengan menggunakan scanner.

Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian

Dalam peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, diuraikan mengenai peraturan yang menjadi pedoman bagi Instansi Pusat maupun Daerah.

Pedoman ini digunakan dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image document. Tujuannya agar dapat terwujud sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.

            Tata naskah kepegawaian PNS menurut pedoman ini adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai calon PNS / PNS hingga mencapai batas usia pensiun, yang berupa surat – surat keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.

            Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik.

Seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip kepegawaian PNS dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen dibagi dalam 3 bagian yakni :

1.      Pengurusan/Penanganan Dokumen

2.      Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen

3.      Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.

Buku pencatatan arsip yang digunakan dalam hal ini disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian. Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari :

     1.      Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)

     2.      Daftar Nama Pejabat Struktural

     3.      Daftar Nama Pejabat Fungsional

     4.      Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil

     5.      Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS)

     6.      Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)

     7.      Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)

     8.      Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)

     9.      Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

     10.  Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah

     11.  Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya

     12.  Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)

     13.  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat

     14.  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar

     15.  Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya

     16.  Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

OTOMATISASI KEPEGAWAIAN KELAS XII OTKP

 DISIPLIN PEGAWAI

A.      Konsep Disiplin

1.    Definisi Disiplin Pegawai

a.    Disiplin

Secara etimologis disiplin berasal dari bahasa Inggris “disciple” yang berarti pengikut atau penganut pengajaran, latihan dan sebagainya. Dalam kamus besar Bahasa Indonesia (2002:258) disiplin adalah (a) tata tertib (disekolah, kemiliteran dsb); (b) ketaatan (kepatuhan kepada peraturan); (c) bidang studi yang memiliki objek, sistem dan metode tertentu.

Banyak para ahli yang mengemukakan pengertian dari disiplin, seperti Singodimedjo dalam Sutrisno (2012:86), mengatakan bahwa disiplin adalah sikap kesediaan dan kerelaan seseorang untuk memahami dan mentaati norma-norma peraturan yang berlaku disekitarnya. Hal tersebut sesuai dengan pendapat Sukarno dalam Sutrisno (2012:96), bahwa disiplin adalah sikap kesediaan dan kerelaan seseorang untuk mematuhi dan mentaati segala norma peraturan yang berlaku di organisasi.

Mathis dan Jackson (2002:314), menyatakan bahwa disiplin merupakan “bentuk pelatihan yang menegakkan peraturan-peraturan perusahaan.” Sedangkan menurut Handoko (2010:208), disiplin adalah “kegiatan manajemen untuk menjalankan standar-standar organisasional.”

Menurut Bacal (2005:164), disiplin adalah “proses yang digunakan untuk menghadapi masalah-masalah kinerja, proses ini melibatkan manajer dalam mengidentifikasikan dan mengkomunikasi masalah-masalah kinerja kepada para karyawan.”

Menurut Simamora (2004:610), disiplin adalah “prosedur yang mengoreksi atau menghukum bawahan karena melanggar peraturan atau prosedur.” Hal tersebut sesuai dengan pendapat Dessler (1998:275), bahwa disiplin adalah “satu prosedur yang mengoreksi atau menghukum seorang bawahan karena melanggar aturan atau prosedur.”

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa disiplin merupakan suatu sikap ketataan atau kepatuhan pada aturan-aturan yang berlaku dalam suatu organisasi.

b.      Pegawai

Dalam kamus besar Bahasa Indonesia (2002:842), pegawai adalah “orang yang bekerja pada pemerintah (perusahaan; dsb) dan  pegawai negeri adalah pegawai pemerintah yang berada di luar politik, bertugas melaksanakan administrasi pemerintah berdasarkan perundang-undangan yang telah ditetapkan.”

Pegawai Negeri berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian dalam Pasolong (2011:152), adalah  ‘setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan perundang-undangan yang berlaku.’

Dari pendapat di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pegawai adalah orang yang bekerja dalam dalam suatu usaha baik swasta maupun pemerintahan dan diberi gaji atau upah.

c.    Disiplin Pegawai

Menurut Siagian (2003 : 305), bahwa:

 “Pendisplinan pegawai merupakan suatu bentuk pelatihan yang berusaha memperbaiki dan membentuk pengtahuan, sikap dan perlaku karyawan sehingga pada karyawan tersebut secara sukarela berusaha bekerja secara kooperatif dengan para karyawan yang lain serta meningkatkan prestasi kerjanya.”

Sehubungan dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 53 Tahun 2010 Tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil, maka pengertian Pegawai Negeri Sipil berdasarkan Pasal 1 huruf a disebutkan :

“Disiplin Pegawai Negeri Sipil adalah kesanggupan pegawai negeri sipil untuk menaati kewajiban dan menghindari larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan dan atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar dijatuhi hukuman disiplin.”

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa disiplin pegawai merupakan perilaku seorang pegawai yang sesuai dengan peraturan atau norma-norma yang berlaku dalam organisasi tersebut  baik secara tertulis maupun yang tidak tertulis dan apabila tidak ditaati akan dijatuhi hukuman. Adapun tujuan dari hukuman disiplin tersebut adalah untuk membina dan membuat efek jerah bagi pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin.

DISIPLIN PEGAWAI NEGERI SIPIL

1.     Pengertian disiplin pegawai  pegawai negeri sipil

Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah kesanggupan Pegawai Negeri Sipil untuk menaati kewajiban dan menghindari larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan dan/atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar dijatuhi hukuman disiplin.

2.     Tujuan disiplin pegawai PNS

a.    Untuk lebih terjaminnya ketertiban dan kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi PNS;

b.    Mendorong peningkatan kinerja dan perubahan sikap dan perilaku PNS;

c.    Meningkatkan kedisiplinan PNS;

d.    Meningkatkan tanggung jawab PNS;

e.    Mempercepat proses perubahan kearah peningkatan profesionalisme dalam bekerja;

3.     Kewajiban bagi PNS

a.    Mengucapkan sumpah/janji PNS;

b.    Mengucapkan sumpah/janji jabatan;

c.    Setia dan taat sepenuhnya kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan pemerintah

d.    Menaati segala ketentuan peraturan perundang-undangan;

e.    Melaksanakan tugas kedinasan yang dipercayakan kepada PNS dengan penuh pengabdian, kesadaran dan tanggung jawab;

f.     Menjunjung tinggi kehormatan Negara, Pemerintah dan martabat PNS;

g.    Mengutamakan kepentingan Negara daripada kepentingan sendiri, seseorang dan/atau golongan;

h.    Memegang rahasia jabatan yang menurut sifatnya atau menurut perintah harus dirahasiakan;

i.      Bekerja dengan jujur, tertib, cermat dan bersemangat untuk kepentingan negara

j.      Melaporkan dengan segera kepada atasannya apabila mengetahui ada hal yang dapat membahayakan atau merugikan negara atau Pemerintah terutama di bidang keaman, keuangan dan materil;

k.    Masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja;

l.      Mencapai sasaran kerja pegawai yang ditetapkan;

m.   Menggunakan dan memelihara barang-barang milik Negara dengan sebaik-baiknya;

n.    Memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada masyarakat;

o.    Membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas;

p.    Memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengembangkan karir; dan

q.    Menaati peraturan kedinasan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

4.     Larangan bagi PNS

a.    Menyalahgunakan wewenang;

b.    Menjadi perantara untuk mendapatkan keuntungan pribadi dan/atau orang lain dengan menggunakan kewenangan orang lain;

c.    Tanpa izin pemerintah menjadi pegawai atau bekerja untuk negara lain dan/atau lembaga atau organisasi internasional;

d.    Bekerja pada perusahaan asing, konsultan asing, atau lembaga swadaya masyarakat asing;

e.    Memiliki, menjual, membeli, menggadaikan, meyewakan, atau meminjamkan barang-barang baik bergerak atau tidak bergerak, dokumen atau surat berharga milik Negara secara tidak sah;

f.     Melakukan kegiatan bersama dengan atasan, teman sejawat, bawahan, atau orang lain di dalam maupun di luar lingkungan kerjanya dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan, atau pihak lain, yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara;

g.    Memberi atau menyanggupi akan memberi sesuatu kepada siapapun baik secara langsung atau tidak langsung dengan dalih apapun untuk diangkat dalam jabatan;

h.    Menerima hadiah atau suatu pemberian apa saja dari siapapun juga yang berhubungan dengan jabatan dan/atau pekerjaannya;

i.      Bertindak sewenang-wenang terhadap bawahannya;

j.      Melakukan suatu tindakan atau tidak melakukan suatu tindakan yang dapat menghalangi atau mempersulit salah satu pihak yang dilayani sehingga mengakibatkan kerugian bagi yang dilayani;

k.    Menghalangi berjalannya tugas kedinasan;

l.      Memberikan dukungan kepada calon Presiden/Wakil Presiden, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah atau Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dengan cara :

Ø  Ikut serta sebagai pelaksana kampanye;

Ø  Menjadi peserta kampanye dengan menggunakan atribut partai atau atribut PNS;

Ø  Sebagai peserta kampanye dengan mengerahkan PNS lain; dan/atau

Ø  Sebagai peserta kampanye dengan menggunakan fasilitas negara.

m.   Memberikan dukungan kepada calon Presiden/Wakil Presiden dengan cara :

Ø  Membuat keputusan dan/atau tindakan yang menguntungkan atau merugikan salah satu pasangan calon selama masa kampanye; dan/atau

Ø  Mengadakan kegiatan mengarah kepada keberpihakan terhadap pasangan calon yang menjadi peserta pemilu sebelum, selama, dan sesudah masa kampanye meliputi pertemuan, ajakan, himbauan, seruan, atau pemberian barang kepada PNS dalam lingkungan unit kerjanya, anggota keluarga, dan masyarakat.

n.    Memberikan dukungan kepada calon anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah atau calon Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah dengan cara memberikan surat dukungan disertai foto copi Kartu Tanda Penduduk atau Surat Keterangan Tanda Penduduk sesuai peraturan perundang-undangan; dan

o.    Memberikan dukungan kepada calon Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah dengan cara :

Ø  Terlibat dalam kegiatan kampanye untuk mendukung calon Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah;

Ø  Menggunakan fasilitas yang terkait dengan jabatan dalam kegiatan kampanye;

Ø  Membuat keputusan dan/atau tindakan yang menguntungkan atau merugikan salah satu pasangan calon selama masa kampanye; dan/atau

Ø  Mengadakan kegiatan yang mengarah kepada keberpihakan terhadap pasangan calon yang menjadi peserta pemilu sebelum, selama, dan sesudah masa kampanye meliputi meliputi pertemuan, ajakan, himbauan, seruan, atau pemberian barang kepada PNS dalam lingkungan unit kerjanya, anggota keluarga, dan masyarakat.

p.    Menjadi anggota dan/atau pengurus Partai Politik.

5.     Hukuman disiplin

Pelanggaran disiplin adalah setiap ucapan, tulisan, atau perbuatan PNS yang tidak menaati kewajiban dan/atau melanggar larangan ketentuan disiplin PNS, baik yang dilakukan di dalam maupun di luar jam kerja.

a.    Umum

1)    PNS dan CPNS yang tidak menaati kewajiban atau melanggar larangan dijatuhi Hukuman Disiplin

2)    Setiap ucapan, tulisan, atau perbuatan PNS yang melanggar kewajiban dan larangan dijatuhi hukuman disiplin

3)    Dengan tidak megesampingkan ketentuan dalam peraturan perundang-undangan pidana, PNS yang melakukan pelanggaraan disiplin dijatuhi hukuman disiplin

b.    Jenis Hukuman Disiplin

1)    Jenis hukuman disiplin ringan terdiri dari :

Ø  Teguran lisan;

Ø  Teguran tertulis; dan

Ø  Pernyataan tidak puas secara tertulis.

2)    Jenis hukuman sedang terdiri dari :

Ø  Penundaan kenaikan gaji berkala selama 1 (satu) tahun;

Ø  Penundaan kenaikan pangkat selama 1 (tahun) tahun; dan

Ø  Penurunan pangkat setingkat lebih rendah selama 1 (satu) tahun.

3)    Jenis hukuman disiplin berat terdiri dari :

Ø  Penurunan pangkat setingkat lebih rendah selama 3 (tiga) tahun;

Ø  Pemindahan dalam rangka penurunan jabatan setingkat lebih rendah;

Ø  Pembebasan dari jabatan;

Ø  Pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS, dan

Ø  Pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS.

6.     Pejabat yang berwenang menghukum

Pejabat yang berwenang menghukum wajib menjatuhkan hukuman disiplin kepada PNS yang melakukan pelanggaran disiplin apabila pejabat yang berwenang menghukum tetapi tidak menjatuhkan hukuman disiplin kepada PNS yang melanggar disiplin, maka pejabat tersebut dijatuhi hukuman disiplin oleh pejabat atasannya sama dengan hukuman yang seharusnya dijatuhkan kepada bawahannya. Pejabat yang berwenang menghukum, meliputi :

a.    Presiden, bagi pelanggar PNS yang :

1)    Berpangkat Pembina Tingkat I (Gol IV/b ke atas) sepanjang mengenai jenis hukuman berat (Pasal 6 ayat (4) huruf c dan d)

2)    Yang memangku jabatan struktur Eselon I (Khusus untuk membebaskan jabatan).

b.    Menteri, untuk semua jabatan struktural Eselon I (khusus untuk membebaskan jabatan).

c.    Pejabat yang berwenang (menteri) dapat mendelegasikan wewenang kepada pejabat lain (kecuali untuk Pasal 6 ayat (4) huruf c dan d) dengan ketentuan :

1)    Untuk hukuman disiplin ringan, dapat didelegasikan kepada eselon IV.

2)    Untuk hukuman disiplin ringan dan sedang (penundaan kenaikan gaji berkala), dapat didelegasikan kepada eselon III.

3)    Untuk hukuman disiplin ringan dan sedang kepada Eselon II.

4)    Untuk hukuman disiplin ringan, sedang dan berat (kecuali huruf c dan d) kepada Eselon I.

d.    Gubernur, dapat memerintahkan pejabat bawahannya untuk memeriksa PNS yang disangka

e.    Perwakilan RI di luar negeri

f.     Bupati/walikota seperti yang diatur dalam UU No.32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan daerah.

7.     Pendelegasian wewenang untuk menjatuhkan hukuman disiplin

Untuk lebih menjamin daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya dalam pelaksanaan Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil, maka Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah dapat  mendelegasikan sebagian wewenang penjatuhan hukuman disiplin kepada pejabat lain di lingkungan masing-masing, kecuali mengenai hukuman disiplin berupa pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai Pegawai Negeri Sipil dan pemberhentian tidak dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b ke bawah.

Pendelegasian wewenang menjatuhkan hukuman disiplin dilaksanakan dengan surat keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian yang bersangkutan.

MAPEL KORESPONDENSI KELAS X OTKP

Komunikasi Melalui Telepon

PENGERTIAN HUBUNGAN TELEPON

Kata telepon berasal dari kata tele dan phone yang berati 'jauh' dan 'bunyi' . Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antarindividu pada tempat yang berlainan dan berjauhan.Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung antara komunikator dan komunikan tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon. Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi berhari-hari.

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.

MACAM-MACAM PESAWAT DAN JENIS HUBUNGAN TELEPON

a. Jenis Pesawat Telepon

Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, ada beberapa jenis pesawat telepon, yaitu

1) Intercom

Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri at au dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

2) Pesawat Telepon

Telepon merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor. Salah satu jenis pesawat telepon adalah pesawat tunggal. Pesawat ini bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi tertentu. Pesawat tunggal yang digunakan di lingkungan instansi biasanya dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). Misalnya, nomor telepon pusat atau hotline Unesa adalah 031- Kode Modul: BM.20.C.2: Penanganan Telepon Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 128280009 adapun nomor pesawat eksistensinya sebagai berikut Fakultas Teknik: Eks. 500, Jurusan Teknik Sipil: Eks. 501, Jurusan Listrik-Elektronika: Eks. 502, Teknik Mesin: Eks. 503, dan Jurusan PKK: Eks. 504.

3) PMBX (Private Manual Branch Excharge)

Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui operator. Penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki , umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas).

4) PABX (Private Automatic Branch Excharge)

Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula 

5) Switchboard (papan sambungan)

Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar.

6) Loudspeaking telephone (pelantang suara telepone)

Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memper keras volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat

(a) meningkatkan kemampuan kerja

(b) meningkatkan efisiensi waktu

(c) menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

7) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Alat ini dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

b. Jenis Hubungan Telepon

Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

1) Hubungan antarbagian (intern), yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.

2) Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu,

dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.

3) Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antarkota atau antar propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Misalnya, jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya, maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031, yaitu kode wilayah Surabaya. Setelah itu, baru diikuti nomor telepon yang dituju.

4) Hubungan internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu, menekan atau memutar kode negara, kode wilayah, baru kemudian nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antarnegara, agar tidak menyalahi etiket bertelepon. Untuk melakukan hubungan di atas, penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional.

c. Peletakan Pesawat Telepon

Ditinjau dari peletakannya, ada empat macam telepon yang biasa digunakan pada suatu organisasi

1) Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja;

2) Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding;

3) Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yakni telepon yang diletakkan pada mobil, kapal atau pesawat ;

4) Telepon mobil atau telepon genggam (handphone), yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. Akhir-akhir ini telepon genggam mengalami kemajuan yang pesat. Hampir-hampir tidak ada orang yang tidak memiliki dan tidak menggunakan hp-ini. Selain dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (lokal, interlokal, dan internasional), HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services).

1. Pengertian dan Kegunaan Telekomunikasi

    Telekomunikasi berasal dari dua kata, yaitu tele yang berarti jarak jauh dan komunikasi yang berarti hubungan. Telekomunikasi dilakukan antara dua orang atau lebih yang berhubungan secara berjauhan dengan menggunakan media telekomunikasi elektronik. Media komunikasi antara lain : Telepon, Faksimil,dll

Di dalam komuniksai melalui telepon tentunya kita harus tahu tentang etika bertelepon.Adapun Etika Bertelepon yang harus diperhatikan secara umum  yaitu :

• Mengangkat dengan segera jika ada telepon berdering 
• Memperkenalkan diri terlebih dahulu jika menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
• Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
• Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak
• Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
• Bertanya dengn bijaksana'Mencatat pesan atau pembicaraan
• Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
• meletakkan gagang telepon dengan pelan 

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara khusus, yaitu :

• Sebaiknya menggunakan bahasa resmi
• Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
• Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
• Berbicara tidak banyak basa - basi
• Tidak bebicara dengan nada kasar apalagi membentak
• Janganlah berbicara dengan nada memerintah
• Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya mendengar bunyi musik
• Tidak mentransfer berkali - kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru
• Nada intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah
• Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon

Cara menangani telepon ada dua macam, yaitu :

1. Respon untuk panggilan ( incoming calls )
2. Melakukan panggilan ( Outgoing calls )

Hal - hal yang harus di perhatikan Ketika menerima telepon :

1. Begitu bel telepon berdering, segera angkatlah telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan meraih alat tulis serta Lembar Pesan Telepon untuk mengadakan persiapan, barangkali ada pesan atau hal yang akan ditanyakan.
2. Menjawab telepon hendaknya secara cepat, singkat, jelas dan hormat, dengan terlebih dahulu memberikan ucapan salam penghormatan, serta berikan identitas, maksudnya katakan dimana telepon diterima dengan cara mengucapkan selamat ( pagi / siang ), menyebutkan nama kantor, atau nomor telepon dimana seseorang berada
3. Memberikan penjelasan dengan tepat dan sopan, jika :

• Penelepon salah sambung
• Penelepon ingin berbicara dengan orang yang sedang tidak ada di tempat 
• Penelepon perlu menelepon nomor lain / orang lain

Berikut sikap pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7 C, yaitu :

1. Caring : memperhatikan
2. Commited: Merasa terikat dengan organisasi
3. Confident : penuh keyakinan dalam mengatasi masalah
4. Considerate : bersahabat, menolong, danmengerti emosi penelepon
5. Controlled : Tidak terbawa emosi ketika penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )
6. Creative : mampu menemukan cara - cara yang baik dalam menerima telepon
7. Contagious : bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon

Alat - alat yang digunakan dalam menerima telepon, yaitu :

• Pesawat telepon
• Kalender meja
• Jam dinding
• Alat tulis
• Lembar Pesan Telepon ( LPT )
• Daftar nomortelepon extention internal
• Buku daftar telepon masuk