MAPEL OTOMATISASI DAN TATAKELOLA KEPEGAWAIAN KELAS XII

 Petunjuk!!

1. Silahkan pelajari materi berikut lalu di rangkum di buku tulis sebagai bahan belajar
2. Isi daftar hadir di kolom komentar dengan format :

• Nama : . . . . .
• Kelas : . . . .

CUTI PEGAWAI

A. A. Pengertian Cuti

Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu. Atau dapat juga merupakan hak bagi Negeri Sipil berupa izin tidak masuk kerja yang dapat ditunda dalam jangka waktu tertentu apabila kepentingan dinas mendesak. Cuti merupakan salah satu kebijakan perusahaan yang menjadi favorit para karyawan. Jatah cuti biasanya sering diambil para karyawan untuk melakukan hal-hal pribadi seperti berlibur, mengunjungi orang tua, dll.

     B.    Tujuan Cuti

Tujuan cuti adalah untuk memberikan kesempatan istirahat bagi para Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam rangka menjamin kesegaran jasmani dan rohaninya. Jadi, cuti ini bertujuan secara umum demi kepentingan PNS yang bersangkutan.

      C.     Manfaat Cuti

Umumnya setiap perusahaan memberikan hak cuti untuk karyawannya yang bisa diambil sekitar 12 kali atau lebih per tahun. Cuti tersebut bisa digunakan untuk berbagai kepentingan seperti menikah, liburan, atau hal lain yang ingin Anda lakukan ketika hari kerja.

Hal itu juga tertuang dalam Undang-Undang (UU) No. 13 tahun 2003 Pasal 79 ayat (2), yang menyebutkan bahwa seorang pekerja berhak mendapatkan cuti tahunan sekurang-kurangnya 12 hari kerja.

Sayangnya beberapa orang tidak terlalu peduli dengan jatah cuti yang diberikan perusahaan. Padahal cuti memberikan manfaat positif yang juga berpengaruh terhadap pekerjaan Anda saat ini. Berikut keuntungan mengambil cuti yang dijelaskan oleh psikolog muda, Wulan Ayu Ramadhani, M. Psi:

      1.      Hilangkan Jenuh

Cuti dapat menghilangkan jenuh. Saat Anda merasa bosan dengan pekerjaan sebaiknya segera ambil cuti. Jangan langsung terburu-buru memutuskan resign. Coba ambil waktu libur untuk kembali menyegarkan pikiran Anda.

"Salah satu yang membuat baterai awet ketika di charge dalam kondisi mesin mati, sama seperti otak, kita tidak bisa memaksanya untuk selalu bekerja setiap waktu karena akan timbul di mana rasa jenuh, stres dan rasa sensitivitas yang tinggi.

       2.      Buat Anda Lebih Produktif

Salah satu keuntungan mengambil hak libur di hari kerja bisa meningkatkan produktivitas. Manfaatkan hak cuti per tahun untuk benar-benar menyegarkan pikiran Anda.

"Manfaat cuti itu bisa membuat produktivitas semakin meningkat, apalagi untuk pekerjaan yang membutuhkan kreativitas. Mengambil cuti itu adalah salah satu yang harus dilakukan untuk semakin meningkatkan kinerja Anda.

      3.      Mendapat Inspirasi Baru

Bagi seseorang yang bekerja di bidang kreatif, salah satu manfaat cuti bisa mendapatkan inspirasi baru. Inspirasi tersebut tentunya akan memacu semangat Anda ketika bekerja. Oleh karena itu, tidak ada salahnya melakukan aktivitas atau berpergian ke tempat yang belum pernah dikunjungi.

     4.      Menghilangkan Stres

Bekerja dengan waktu yang lama ternyata bisa menyebabkan stress. Menurut Centerstone, sebuah komunitas kesehatan non-profit di Amerika, cuti dapat meringankan stress dan rasa gelisah. Dalam waktu bersamaan, cuti juga bisa meningkatkan kesehatan mental dan fisik bagi karyawan.

      5.      Menyehatkan Jantung

Berkonsentrasi terlalu keras pada pekerjaan juga dapat menyebabkan resiko penyakit jantung karena, jantung bekerja 2x lebih cepat saat Anda memfokuskan pada pekerjaan. Mengambil jatah libur tahunan juga dikaitkan dengan penurunan risiko penyakit jantung.

     6.      Meningkatkan Kesehatan Mental

Dari sebuah survey yang dilakukan oleh University of Pittsburgh MindBody Center kepada hampir 1400 relawan, mereka menemukan bahwa suatu kenyamanan, termasuk pergi berlibur saat cuti kerja, dapat memberikan kontribusi emosional yang positif dan menghilangkan perasaan negative serta depresi.

  

      D.    Jenis-Jenis Cuti

      1.      Cuti Tahunan

PP ini menyebutkan, PNS dan calon PNS yang telah bekerja paling kurang 1 (satu) tahun secara terus menerus berhak atas cuti tahunan. Lamanya hak atas cuti tahunan sebagaimana dimaksud adalah 12 (dua belas) hari kerja.

Untuk menggunakan hak atas cuti tahunan sebagaimana dimaksud, PNS atau calon PNS yang bersangkutan mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti tahunan. “Hak atas cuti tahunan sebagaimana dimaksud diberikan secara tertulis oleh PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti tahunan,” bunyi Pasal 312 ayat (4) PP ini.

Dalam hal hak atas cuti tahunan yang akan digunakan di tempat yang sulit perhubungannya, menurut PP ini, jangka waktu cuti tahunan tersebut dapat ditambah untuk paling lama 12 (dua belas) hari kalender.

Hak atas cuti tahunan yang tidak digunakan dalam tahun yang bersangkutan, menurut PP ini, dapat digunakan dalam tahun berikutnya untuk paling lama 18 (delapan belas) hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun berjalan.

“Hak atas cuti tahunan yang tidak digunakan 2 (dua) tahun atau lebih berturut-turut, dapat digunakan dalam tahun berikutnya untuk paling lama 24 (dua puluh empat) hari kerja termasuk hak atas cuti tahunan dalam tahun berjalan,” bunyi Pasal 313 ayat (2) PP ini.

PNS yang menduduki Jabatan guru pada sekolah dan Jabatan dosen pada perguruan tinggi yang mendapat liburan menurut peraturan perundang-undangan, menurut PP ini, disamakan dengan PNS yang telah menggunakan hak cuti tahunan.

      2.      Cuti Besar

PP ini juga menyebutkan, PNS yang telah bekerja paling singkat 5 (lima) secara terus menerus, menurut PP ini. berhak lama 3 (tiga) bulan. Ketentuan paling singkat 5 (lima) tahun secara terus menerus dikecualikan bagi PNS yang masa kerjanya belum 5 (lima) tahun, untuk kepentingan agama. PNS yang menggunakan hak atas cuti besar, menurut PP ini,  tidak berhak atas cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan.

“Hak cuti besar diberikan secara tertulis oleh PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti besar. Namun hak cuti besar dapat ditangguhkan penggunaannya oleh PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti besar untuk paling lama 1 (satu) tahun apabila kepentingan dinas mendesak, kecuali untuk kepentingan agama,” bunyi Pasal 317 PP ini.

     3.      Cuti Sakit

Menurut PP ini, setiap PNS yang menderita sakit berhak atas cuti sakit. PNS yang sakit lebih dari 1 (satu) hari sampai dengan 14 (empat belas) hari, menurut PP ini, berhak atas cuti sakit, dengan ketentuan PNS yang bersangkutan harus mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenangng untuk memberikan hak atas cuti sakit dengan melampirkan surat keterangan dokter.

PNS yang menderita sakit lebih dari 14 (empat belas) hari, menurut PP ini, berhak atas cuti sakit, dengan ketentuan PNS yang bersangkutan harus mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti sakit dengan melampirkan surat keterangan dokter pemerintah.

Hak atas cuti sakit sebagaimana dimaksud  diberikan untuk waktu paling lama I (satu) tahun. Jangka waktu cuti sakit sebagaimana dimaksud dapat ditambah untuk paling lama 6 (enam) bulan apabila diperlukan, berdasarkan surat keterangan tim penguji kesehatan yang ditetapkan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesehatan. PNS yang mengalami gugur kandungan, menurut PP ini, berhak atas cuti sakit untuk paling lama 1 1/2 (satu setengah) bulan.

“Untuk mendapatkan hak atas cuti sakit sebagaimana dimaksud , PNS yang bersangkutan mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti sakit dengan melampirkan surat keterangan dokter atau bidan,” bunyi Pasal 321 ayat (2) PP ini.

     4.      Cuti Melahirkan

PP ini juga menyebutkan,  untuk kelahiran anak pertama sampai dengan kelahiran anak ketiga pada saat menjadi PNS, berhak atas cuti melahirkan. Untuk kelahiran anak keempat dan seterusnya, kepada PNS diberikan cuti besar. Lamanya cuti melahirkan sebagaimana dimaksud adalah 3 (tiga) bulan.

Untuk dapat menggunakan hak atas cuti melahirkan sebagaimana dimaksud, menurut PP ini, PNS yang bersangkutan mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti melahirkan.

“Hak cuti melahirkan sebagaimana dimaksud diberikan secara tertulis oleh PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti melahirkan,” bunyi Pasal 326 ayat (2) PP ini.

      5.      Cuti Karena Alasan Penting

Menurut PP ini, PNS berhak atas cuti karena alasan penting, apabila: a. ibu, bapak, isteri atau suami, anak, adik, kakak, mertua, atau menantu salit keras atau meninggal dunia; b. salah seorang anggota keluarga yang dimaksud pada huruf a meninggal dunia, dan menurut peraturan perundang-undangan PNS yang bersangkutan harus mengurus hak-hak dari anggota keluarganya yang meninggal dunia; atau c. Melangsungkan perkawinan.

“Lamanya cuti karena alasan penting ditentukan oleh PPK atau pejabat yang menerima delegasi wewenang untuk memberikan hak atas cuti karena alasan penting paling lama 1 (satu) bulan,” bunyi Pasal 330 PP Nio. 11 Tahun 2017 itu.

      6.      Cuti Bersama

PP ini menegaskan, Presiden dapat menetapkan cuti bersama. Cuti bersama sebagaimana dimaksud tidak mengurangi hak cuti tahunan. PNS yang karena Jabatannya tidak diberikan hak atas cuti bersama, menurut PP ini, hak cuti tahunannya ditambah sesuai dengan jumlah cuti bersama yang tidak diberikan. Cuti bersama sebagaimana dimaksud ditetapkan dengan Keputusan Presiden.

      7.      Cuti di Luar Tanggungan Negara

PP ini juga menyebutkan, PNS yang telah bekerja paling singkat 5 (lima) tahun secara terus-menerus karena alasan pribadi dan mendesak dapat diberikan cuti di luar tanggungan negara. Cuti di luar tanggungan negara itu dapat diberikan untuk paling lama 3 (tiga) tahun.

“Jangka waktu cuti di luar tanggungan negara sebagaimana dimaksud dapat diperpanjang paling lama I (satu) tahun apabila ada alasan-alasan yang penting memperpanjangnya,” bunyi Pasal 334 ayat (3) PP ini.

Menurut PP ini, cuti di luar tanggungan negara mengakibatkan PNS yang bersangkutan diberhentikan dari Jabatannya. Jabatan yang menjadi lowong karena pemberian cuti di luar tanggungan negara harus diisi.

Untuk mendapatkan cuti di luar tanggungan negara, menurut PP ini, PNS yang bersangkutan mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK disertai dengan alasan. “Cuti di luar tanggungan negara hanya dapat diberikan dengan surat keputusan PPK setelah mendapat persetujuan dari Kepala BKN,” bunyi Pasal 336 ayat (2) PP ini.

Menurut PP ini, selama menjalankan cuti di luar tanggungan negara, PNS yang bersangkutan tidak menerima penghasilan PNS. Dan selama menjalankan cuti di luar tanggungan negara tidak diperhitungkan sebagai masa kerja PNS.

Ditegaskan dalam PP ini, PNS yang sedang menggunakan hak atas cuti dapat dipanggil kembali bekerja apabila kepentingan dinas mendesak. Dalam hal PNS dipanggil kembali bekerja sebagaimana dimaksu, menurut PP ini, jangka waktu cuti yang belum dijalankan tetap menjadi hak PNS yang bersangkutan.

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pemberian cuti diatur dengan Peraturan Kepala BKN (Badan Kepegawaian Negara).

“Peraturan Pemerintah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan,” bunyi Pasal 364 Peratuan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 yang telah diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM Yasonna H. Laoly pada 7 April 2017 itu.

      E.     Pejabat Yang Berwenang Memberikan Cuti

a.      Pimpinan Lembaga Tertinggi /Tinggi Negara bagi Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara;

b.     Menteri , Jaksa Agung, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Pimpinan Ke-sekretariatan Lembaga Tertinggi Negara/ Lembaga Tinggi Negara dan Pejabat lain yang ditentukan Presiden bagi PNS dalam lingkungan kekuasaannya;

c.      Kepala Perwakilan RI di Luar Negeri.

        F.     Tata Cara Cuti

1.      Cuti diajukan kepada Pejabat yang berwenang melalui saluran hirarkhis dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Pejabat yang berwenang.

2.      Untuk memperoleh Cuti diluar tanggungan negara, PNS ybs disamping mengajukan kepada pejabat yang berwenang  juga harus mendapat persetujuan dari  ke Kepala BKN.

3.      Ditetapkan dengan surat keputusan pejabat yang berwenang, kecuali untuk cuti sakit selama kurang dari 2 hari.

     

           G.    Penghasilan PNS Selama Menjalankan Cuti

1.      Selama menjalankan cuti di luar tanggungan negara PNS yang bersangkutan tidak menerima penghasilan apapun dari negara.

2.      Selama menjalankan cuti besar, PNS yang bersangkutan tetap menerima gaji dan tunjangan keluarga, kecuali tunjangan jabatan (bila ada).

           H.    Persyaratan Cuti

1.      Cuti Tahunan

·         PNS yang telah bekerja sekurang-kurangnya  satu tahun secara terus menerus berhak atas cuti tahunan selama 12  hari kerja.

·         Cuti tahunan dapat diambil secara terpecah-pecah dengan ketentuan setiap bagian tidak boleh kurang dari 3  hari kerja.

·         Cuti tahunan yang tidak diambil dalam tahun ybs dapat diambil dalam tahun berikutnya paling lama 18 hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan.

·         Cuti tahunan yang tidak diambil dalam kurun waktu 2 (dua) tahun berturut-turut atau lebih, dapat diambil dalam tahun berikutnya maksimum 24  hari kerja, termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan.

·         Cuti tahunan dijalankan ditempat yang sulit perhubungannnya, maka waktu cuti tahunan dapat ditambah untuk paling lama 14 hari.

2.      Cuti Besar

·         Setiap PNS  yang telah bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun secara terus-menerus berhak atas cuti besar selama 3 (tiga) bulan, termasuk cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan.

·         Cuti besar yang tidak diambil oleh PNS yang bersangkutan tepat pada waktunya, dapat diambil pada tahun-tahun berikutnya, tetapi keterlambatan pengambilan cuti besar itu tidak dapat diperhitungkan untuk pengambilan cuti besar yang berikutnya.

·         Apabila ada kepentingan dinas yang mendesak maka pelaksanaan cuti besar  dapat ditangguhkan untuk paling lama 2 (dua) tahun. Dalam hal yang demikian maka waktu penangguhan itu dihitung penuh untuk perhitungan hak atas cuti besar  berikutnya.

3.      Cuti Sakit

·         Setiap PNS  yang menderita sakit berhak atas Cuti Sakit.

·         1 – 2 hari, memberitahukan secara lisan / tertulis kepada Pejabat yang berwenang.

·         2 – 14 hari, mengajukan permohonan cuti dilampiri surat keterangan dari dokter.

·         14 hari – 6 bulan, mengajukan permohonan cuti dilampiri surat keterangan dokter yang ditunjuk pemerintah.

·         18 bulan belum sembuh, diuji kesehatan oleh Tim Penguji Kesehatan.

·         PNS Wanita yang gugur kandungan berhak cuti sakit 1,5 (satu setengah) bulan.

·         PNS yang sakit karena kecelakaan dinas berhak cuti sakit sampai sembuh.

4.      Cuti Bersalin

·         PNS wanita berhak atas cuti bersalin untuk persalinan anaknya yang pertama, kedua, dan ketiga.

·         Untuk Persalinan anak ke empat dst, apabila telah mempunyai hak, Pegawai Negeri Sipil tersebut dapat menggunakan cuti besar atau cuti di luar tanggungan negara.

·         Lamanya cuti persalinan adalah 1 (satu bulan) sebelum dan 2 (dua bulan) setelah persalinan.

5.      Cuti Karena Alasan Penting

·         PNS berhak atas cuti karena alasan penting untuk paling lama 2 bulan. Lamanya cuti karena alasan penting hendaknya ditetapkan sedemikian rupa, sehingga benar-benar hanya untuk waktu yang diperlukan saja.

·         Yang dimaksud cuti karena alasan penting  adalah cuti karena:

a.       Ibu, bapak, isteri/suami, anak, adik, kakak, mertua, atau menantu sakit keras atau meninggal dunia.

b.      Salah seorang anggota keluarga yang dimaksud dalam huruf a di atas meninggal dunia dan menurut ketentuan hukum yang berlaku PNS yang bersangkutan  harus mengurus hak-hak dari anggota keluarganya yang meninggal itu.

c.       Melangsungkan perkawinan pertama.

d.      Alasan penting lainnya yang ditetapkan oleh Presiden.

6.      Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

·         Cuti di luar tanggungan negara dapat diberikan kepada PNS yang telah bekerja sekurang-kurangnya 5 tahun  secara terus-menerus dan adanya alasan-alasan pribadi yang penting dan mendesak.

·         CLTN bukanlah hak, karena itu permintaan cuti  tsb dapat dikabulkan atau ditolak oleh Pejabat yang berwenang.

·         CLTN hanya dapat diberikan dengan surat keputusan Pejabat yang berwenang setelah mendapat persetujuan Kepala BKN.

·         dan CLTN diambil untuk waktu paling lama 3  tahun apabila ada alasan penting dapat diperpanjang untuk paling lama satu tahun.

·         Selama menjalankan CLTN, PNS yang bersangkutan dibebaskan dari jabatannya, kecuali dalam hal PNS wanita menjalankan CLTN untuk persalinan yang keempat dan seterusnya.

·         Selama menjalankan CLTN, tidak berhak atas penghasilan dari negara.

·         PNS setelah menjalankan CLTN wajib melaporkan diri kepada instansi induknya untuk ditempatkan kembali apabila ada lowongan.

·         Pimpinan Instansi yang menerima laporan adanya PNS yang selesai menjalani CLTN wajib:

Ø  Menempatkan dan mempekerjakan kembali.

Ø  Bila tak ada lowongan melaporkan ke BKN untuk kemungkinan disalurkan ke instansi lain.

Ø  Bila tidak memungkinkan ditempatkan di tempat lain, atas dasar pemberitahuan dari BKN tersebut Pimpinan

Ø  Instansi Induk memberhentikan PNS ybs dari jabatan karena kelebihan pegawai.

Ø  Penempatan kembali Pegawai Negeri Sipil yang selesai CLTN ditetapkan dg SK Pejabat yang berwenang setelah mendapat persetujuan Ka BKN.

Khusus untuk CLTN untuk persalinan anak ke empat dst. :

• ·         Permintaan cuti tsb tidak bisa ditolak.
• ·         Tidak dibebaskan dari jabatan/ jabatannya tidak bisa diisi orang lain.
• ·         Tidak memerlukan persetujuan Kepala BKN.
• ·         Lamanya cuti sama dengan lama cuti bersalin.

· 

MAPEL KORESPONDENSI KELAS X OTKP

 Petunjuk!!

1. Silahkan pelajari materi berikut lalu di rangkum di buku tulis sebagai bahan belajar
2. Isi daftar hadir di kolom komentar dengan format :

• Nama : . . . . .
• Kelas : . . . .

SURAT - MENYURAT BAHASA INGGRIS

BAGIAN-BAGIAN SURAT DALAM KORESPONDSI BAHASA INGGRIS

PART OF BUSINESS LETTER

1. LETTERHEAD/HEADING
2. REFERENCE LINE DATELINE
3. INSIDE ADDRESS
4. ATTENTION LINE
5. SALUTATION
6. SUBJECT LINE
7. BODY OF LETTER
8. COMPLIMENTARY CLOSE
9. SIGNATURE
10. ENCLOSURE
11. CARBON COPY NOTATION

Ref 21st April, 2010

DATELINE

Catatan:

— Tanggal bulan dan tahun harus ditulis lengkap, jangan menggunakan angka. Hal tersebut untuk menghindarkan kekeliruan karena adanya perbedaan antara British dan American Style.

— Perhatikan perbedaan tersebut:

— 5-8-2010

— American style : 8th May, 2010

— British style : 5 th August, 2010

Contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah:

British style : 6th December, 2010

American style: December 6th, 2010

REFERENCE LINE

— Reference Line ialah inisial, singkatan nama orang yang mendiktekan atau menandatangani dan mengetik surat. Dalam business correspondence umumnya dicantumkan disudut atas sebelah kiri sejajar dengan dateline atau ada juga yang mencantumkan di dasar surat sebelah kiri.

— Contoh.

— Ref. HH/AP/B9

HH adalah inisial penanda tangan (signature), singkatan dari Harrison Heywood. AP initial pengetik surat (typist), singkatan dari Anne Palmer. B9 adalah nomor filing intern atau reference number yang menunjukan filing system.

. Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah:

– Your ref.: HW/SC/251 – reference surat yang dibalas.

– Our ref.: HH/AP/B5 – reference dari pembalas surat.

INSIDE ADDRESS

— Inside Address adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang dikirimi surat. Ditulis antara 4 sampai 6 baris di bawah dateline, bisa dalam block form atau indented form (step form).

— Contoh:

Block Form

Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,

Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,

25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,

England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia

— Indented Form

Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,

Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,

25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,

England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia

Catatan:

— Pada inside address harus disebut sebutan-sebutan, antara lain:

— Mr. Singkatan dari Mister ditulis didepan nama seorang pria, atau jika tidak diketahui jenis kelaminnya.

— Mrs. Singkatan dari Mistress, ditulis didepan nama seorang wanita bersuami (Married woman)

— Miss. Ditulis di depan nama seorang wanita yang belum bersuami (unmarried woman) atau jika sangsi bila yang bersangkutan sudah atau belum bersuami.

— Messrs. Singkatan Messieurs didepan nama dua orang atau lebih atau perush.

— Jangan mencantumkan Messrs didepan nama perusahaan yang menggunakan mnama negara, kota pulau, sebagai gantinya gunakan artikel The. Misal: The British Woolen Company, The Indonesian Milk Co, Ltd. The Krakatau Steel Industry.

ATTENTION LINE

— Jika surat ingin cepat mencapai alamat yang dituju dalam suatu perusahaan, gunakan attention line, contohnya:

The Papandayan Weaving Mills Co, Ltd.

875 Jl. Papandayan

Bandung 40377, West Java

Indonesia

For the attention : Mr. Atmadilaga

Purchase Manager

Catatan: Attention line ditulis dua spasi di bawah inside address

SALUTATION

British: American:

Dear Sir, Dear Sirs:

Sir, Gentelemen:

Dear Madam, Dear Mr. Green,

Dear Mesdames, Dear Miss Claire,

Dear Mr. Albert, Dear Mrs. Green,

My Dear Albert, My Dear Albert,

My Lovely Nina, My Honey Nina,

SUBJECT LINE

Dear Sirs,

TOYOTA FORKLIFT

Would you please send us your illustrated catalogue of your Toyota Forklift with prices and terms of payment. If ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Catatan:

Subject line ditulis dua baris dibawah salutation, ada pula yang menuliskannya sejajar atau sebelum salutation. Tujuan subject line untuk memberi kemudahan kepada pembacanya perihal isi serta maksud tujuan surat secara keseluruhan, dan lazimnya memakai garis bawah.

BODY of THE LETTER

— Ditulis dua baris dibawah subject line atau salutation .

— Body of letter dibagi dalam tiga alinea:

1. Opening paragraph
2. Message of the letter (The real subject)
3. Closing paragraph

Complimentary Close

Yours faithfully,

Faithfully yours,

Yours sincerely,

Sincerely yours,

Yours truly,

Very truly yours,

— Enclosure ( lampiran )

Jika melampirkan suatu barang dalam surat yang dikirimkan harus menuliskan enclosure dengan singkatan (Encl. atau Incl.) dibagian bawah sebelah kiri. Contoh: Encl.: catalogue

Encl. : pricelist

Incl. : three copies

Incl. : invoice

• Carbon Copies notation (CC-cc)

CC ialah tembusan atau tindasan yang suratnya dikirimkan kepada orang /badan lain untuk diketahui, ditulis dibawahenclosure (lampiran).

Contohnya: CC : Mr. John Lennon

• Postcript notation

Postcript biasanya ditulis dibagian bawah surat sebelah kiri , jika penulis teringat akan sesuatu hal yang perlu disampaikan setelah surat itu selesai.

Contoh: PS. Please settle our invoice no. 567

P.S. Please return the duplicate

— Signature

Signature adalah tanda tangan si pengirim/penulis surat. Dalam surat bisnis biasanya disertakan pula nama lalu diikuti gelar penulis.

Contoh: John Westwood, Ph.D.

Maman Surahman, MBA.

JENIS - JENIS SURAT BAHASA INGGRIS

1. Inquiry letter = surat permintaan informasi
2. Offering/sales letter = surat penawaran
3. Reply to inquiry = balasan inquiry
4. Ordering letter = surat pesanan
5. Reference letter = surat referensi
6. Execution of order = surat pelaksanaan pengiriman barang
7. Complaints letter = surat keluhan
8. Adjusment letter = penyelesaian perihal keluhan
9. Circular letter = surat edaran
10. Telegram/cable = telegram
11. Business documen = dokumen perdagangan
12. Collection letter = surat penagihan
13. Application Letter = surat lamaran pekerjaan

Istilah – istilah dalam surat menyurat bahasa inggris :

A/C : Account Current ‘rekening koran’
D/O : Delivery Order ‘surat penyerahan barang (pengeluaran dari gudang)

ETA : Estimated Time of Arrival ‘waktu kedatangan yang diperlukan’
MS : Machineship ‘kapal motor’
NB : Nota Bene ‘catatan, perhatian’
Passim : ‘tersebar di sana sini’

B.L. : Bill of Loading ‘surat muatan kapal’
Doz : dozen (s) ‘lusin / dosin’
E.E. : errors accepted ‘koreksi yang disetujui’
E & OE : Error and Omission Accepted ‘koreksi yang disetujui’
E.T.D. : Estimated Time of Disembark ‘waktu pemberangkatan yang diperkirakan ’et sequens atau etsequentes‘ dan ‘halaman - halaman berikut’
EZ : Ecominische Zaken Prys (Bld) ‘harga resmi’
Loc. Cit : Loco citato ‘ pada tempat yang telah dikutip’
Ltd : Limited ‘perseroan terbatas’
Op. Cit : Opere Citato ‘pada karya yang telah dikutip’
Pf : Pour feliceter ‘ucapan selamat’
P.O. Box : Post Office Box ‘kotak pos’
Pr : Pour remersier ‘terima kasih’
P.T.O. : please tur ober ‘lihat sebalik’
P.S. : postscript ‘catatan, nota bene’
R.C. : Salvo error and Ommissions ‘jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki kembali
SE R O : ‘di atas, sudah terdapat lebih dulu pada teks yang sama’

acc : according ‘setuju’

a.m. : above mentioned ‘tersebut di atas’
a.n. : atas nama
a.n.b. : atas nama beliau
a.p. : atas perintah, atas perhatian
c.ca : circa ‘kira-kira atau sekitar’, dipakai untuk tahun tetapi diragukan ketepatannya.
c.c. : carbon copy ‘tembusan’
c/o : care of ‘dengan alamat’ (d.a.)
c.o.d. : Cash On Delivery ‘pembayaran pada waktu penyerahan barang’
c.q. : Casu quo ‘dalam hal ini’
i.c. : in case (in case) ‘ dalam hal ini’
p.a. : per alamat
p.p (perproe) : per procuration ‘yang diberi kuasa’
d.a. : dengan alamat
d.d.o : de dato ‘tertanggal’
d.o : ditto ‘idem, atau ibidem (ibid)
et al : et al ‘dan lain-lain’
ibid : Ibidem ‘pada tempat yang sama’
q.q. : Qualitate Quo ‘karena (selaku) jabatan’
ub : untuk beliau
up : eie Ommezyde (Bld) ‘untuk perintah”
zoz : untuk perhatian ‘lihat sebelah’

blanko : format surat kosong / letter template.
infra : Rekening Courant (Bld) ‘rekening koran, atau rekening giro di Bank’
Kertas Segel : kertas untuk membuat surat perjanjian dan macam - macam akta
Supra : untuk perhatian
Surat dinas : Surat resmi yang digunakan oleh instansi/organisasi untuk kepentingan administrasi instansi/organisasi
Surat intern : Surat yang ditujukan ke dalam lingkungan organisasi
Surat ekstern : Surat yang ditujukan ke luar lingkungan organisasi

of atau con f : infer 'bandingkan atau bandingkan dengan'

Ada berbagai macam format surat formal bahasa Inggris. Diantaranya adalah format standard, block, semi block, modified block. Lihat template atau layout surat bisnis dibawah ini.

Format Block

Format block adalah format surat bisnis bahasa inggris yang paling sederhana. Semua bagian ditulis rapat kiri. Menggunakan setting margin normal yaitu semua sisi diberi margin 1 inch kecuali bagian top boleh 0,5 inch.

1. Alamat pengirim

Dibuat di awal supaya mudah bagi penerima surat untuk mengidentifikasi siapa pengirim surat. Beri jarak 1 baris lalu tuliskan tanggal.

2. Tanggal

• Tuliskan tanggal secara lengkap. Kamu bisa menggunakan format Amerika yang umumnya digunakan, dimulai dengan nama bulan terlebih dahulu (September 26, 2014) atau format Inggris (26 September 2014).
• Jangan menyingkat nama bulan seperti ini Sep 26, 2014.
• Jangan menggunakan format angka seperti 09/26/2014 atau 09-26-2014 karena akan membingungkan untuk membedakan tanggal dan bulan.
• Hindari untuk menggunakan format st, nd, rd, atau th pada tanggal (21st, 22nd, atau 26th). Contoh: September 26th, 2014.
• Beri jarak 1 atau 2 baris tergantung banyaknya isi surat,lalu tuliskan nama penerima surat.

3. Penerima surat

Tulis nama lengkap penerima surat, jabatan atau pekerjaan penerima surat, dan nama perusahaan tempat penerima surat bekerja. kalau kamu tidak tahu nama penerima surat, kamu boleh menuliskan jabatannya saja. Tuliskan juga alamat penerima. Beri jarak 2, 3, atau 4 baris.

Penggunaan Attn

Attn adalah singkatan dari Attention. “Attn” berguna jika kita ingin mengirim surat kepada orang yang mewakili sebuah organisasi atau perusahaan. Contoh:

Attn: Agnes Monica
Hello Kitty Company
92 Cicendo Street
Bandung

“Attn” biasanya digunakan dalam surat-surat tidak resmi yang dikirim melalui internet. Namun sangat tidak dianjurkan dalam surat resmi.

Penulisan “Attn” sendiri merupakan bahasa gaul atau tidak resmi yang tidak sesuai dengan grammar atau tata bahasa resmi.

Untuk surat resmi lebih dianjurkan menuliskan nama langsung tanpa “Attn” jika surat tersebut ditujukan kepada seseorang di dalam organisasi atau perusahaan. Contoh:

Agnes Monica
Hello Kitty Company
92 Cicendo Street
Bandung

4. Salam pembuka

Dear Ms./Mrs./Mr. Nama akhir, – Jika nama diketahui.
Dear Director of Marketing Department, – Jika nama tidak diketahui.
To Whom It may Concern, – Jika nama tidak diketahui.

Jangan lupa beri koma pada bagian akhir dari salam pembuka. Beri jarak 1 baris.

5. Subject (optional)

Terkadang pada surat resmi ada yang namanya subject. Fungsinya yaitu supaya yang menerima surat mudah mengetahui surat ini tentang apa. Subject ini boleh ada atau tidak. Isinya berupa judul surat yaitu surat ini tentang memberi informasi, undangan, atau surat lainnya. Beri jarak 1 baris.

Catatan: Format Subject di bawah salam pembuka merupakan format British English, sedangkan subject di atas salam pembuka merupakan gaya Amerika.

Format Subject British English

Format Subject gaya Amerika

6. Body

Semua hal yang menjadi alasan menulis surat bisa kamu masukkan pada bagian ini. Antar paragrah diberi jarak 1 baris. Beri jarak satu baris sebelum bagian penutup.

7. Penutup

Untuk penutup surat kamu bisa menggunakan kata-kata seperti Sincerely, Sincerely yours, Thank you, dan lain-lain. Perhatikan hanya huruf pertama dari bagian penutup yang kapital.

Tambahkan koma pada akhir penutup. Beri jarak antara penutup dan nama sekitar 2, 3, atau 4 tergantung ukuran tandatangan dan ukuran surat.

8. Tandatangan

Tandatangan ada pada bagian ini. Biasanya menggunakan tinta hitam atau biru.

9. Nama pengirim

Tulis nama pengirim disini dan kalau kamu mau kamu bisa menuliskan jabatan di bawah nama. Nama yang ditulis harus lengkap jika surat yang dikirim bersifat resmi. Namun bila surat bersifat setengah resmi maka nama pertama sudah cukup.

Beri jarak 2 baris atau lebih untuk lampiran.

10. Lampiran (Enclosure)

Jika surat yang dikirimkan memiliki lampiran maka lampiran tersebut harus disebutkan. Jika hanya ada satu dokumen lampiran kamu bisa menuliskan Enclusure tetapi jika lebih maka kamu harus menuliskan Enclosures (#). Ganti symbol pagar # dengan jumlah dokumen yang ingin dilampirkan.

11. Reference initials

Terkadang pada surat kita menemukan tulisan seperti JB/am. Tulisan tersebut dinamakan reference initials dan memiliki arti bahwa surat tersebut dibuat oleh dua orang.

Orang pertama adalah yang mengkonsep surat ditulis dengan huruf kapital sedangkan orang kedua adalah yang menulis surat tersebut ditulis dengan huruf kecil. Jadi JB/am bisa berarti Juju Bandung/Agnes Monica.

Reference initials bisa ditulis dalam dua format yaitu JB/am atau JB:am.

Format Modified Block

Pada format jenis ini ada beberapa bagian yang pindah kesebelah kanan yaitu alamat pengirim, penutup, tanda tangan, dan nama pengirim. Pastikan semua bagian yang disebelah kanan memulai pada garis yang sama. Untuk tanggal boleh disebelah kiri ataupun kanan.

Format Semi Block (Indented)

Format surat semi block hampir sama dengan format modified block. Yang berbeda yaitu ada pada bagian body. Setiap bagian awal paragraph diberi indent atau masuk ke kanan.