Petunjuk!!
- Silahkan pelajari materi berikut lalu di rangkum di buku tulis sebagai bahan belajar
- Isi daftar hadir di kolom komentar dengan format :
- Nama : . . . . .
- Kelas : . . . .
- Nama : . . . . .
- Kelas : . . . .
SURAT - MENYURAT BAHASA INGGRIS
PART OF BUSINESS LETTER
- LETTERHEAD/HEADING
- REFERENCE LINE DATELINE
- INSIDE ADDRESS
- ATTENTION LINE
- SALUTATION
- SUBJECT LINE
- BODY OF LETTER
- COMPLIMENTARY CLOSE
- SIGNATURE
- ENCLOSURE
- CARBON COPY NOTATION
Ref 21st April, 2010
DATELINE
Catatan:
— Tanggal bulan dan tahun harus ditulis lengkap, jangan menggunakan angka. Hal tersebut untuk menghindarkan kekeliruan karena adanya perbedaan antara British dan American Style.
— Perhatikan perbedaan tersebut:
— 5-8-2010
— American style : 8th May, 2010
— British style : 5 th August, 2010
Contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah:
British style : 6th December, 2010
American style: December 6th, 2010
REFERENCE LINE
— Reference Line ialah inisial, singkatan nama orang yang mendiktekan atau menandatangani dan mengetik surat. Dalam business correspondence umumnya dicantumkan disudut atas sebelah kiri sejajar dengan dateline atau ada juga yang mencantumkan di dasar surat sebelah kiri.
— Contoh.
— Ref. HH/AP/B9
HH adalah inisial penanda tangan (signature), singkatan dari Harrison Heywood. AP initial pengetik surat (typist), singkatan dari Anne Palmer. B9 adalah nomor filing intern atau reference number yang menunjukan filing system.
. Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah:
– Your ref.: HW/SC/251 – reference surat yang dibalas.
– Our ref.: HH/AP/B5 – reference dari pembalas surat.
INSIDE ADDRESS
— Inside Address adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang dikirimi surat. Ditulis antara 4 sampai 6 baris di bawah dateline, bisa dalam block form atau indented form (step form).
— Contoh:
Block Form
Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,
Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,
25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,
England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia
— Indented Form
Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,
Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,
25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,
England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia
Catatan:
— Pada inside address harus disebut sebutan-sebutan, antara lain:
— Mr. Singkatan dari Mister ditulis didepan nama seorang pria, atau jika tidak diketahui jenis kelaminnya.
— Mrs. Singkatan dari Mistress, ditulis didepan nama seorang wanita bersuami (Married woman)
— Miss. Ditulis di depan nama seorang wanita yang belum bersuami (unmarried woman) atau jika sangsi bila yang bersangkutan sudah atau belum bersuami.
— Messrs. Singkatan Messieurs didepan nama dua orang atau lebih atau perush.
— Jangan mencantumkan Messrs didepan nama perusahaan yang menggunakan mnama negara, kota pulau, sebagai gantinya gunakan artikel The. Misal: The British Woolen Company, The Indonesian Milk Co, Ltd. The Krakatau Steel Industry.
ATTENTION LINE
— Jika surat ingin cepat mencapai alamat yang dituju dalam suatu perusahaan, gunakan attention line, contohnya:
The Papandayan Weaving Mills Co, Ltd.
875 Jl. Papandayan
Bandung 40377, West Java
Indonesia
For the attention : Mr. Atmadilaga
Purchase Manager
Catatan: Attention line ditulis dua spasi di bawah inside address
SALUTATION
British: American:
Dear Sir, Dear Sirs:
Sir, Gentelemen:
Dear Madam, Dear Mr. Green,
Dear Mesdames, Dear Miss Claire,
Dear Mr. Albert, Dear Mrs. Green,
My Dear Albert, My Dear Albert,
My Lovely Nina, My Honey Nina,
SUBJECT LINE
Dear Sirs,
TOYOTA FORKLIFT
Would you please send us your illustrated catalogue of your Toyota Forklift with prices and terms of payment. If ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Catatan:
Subject line ditulis dua baris dibawah salutation, ada pula yang menuliskannya sejajar atau sebelum salutation. Tujuan subject line untuk memberi kemudahan kepada pembacanya perihal isi serta maksud tujuan surat secara keseluruhan, dan lazimnya memakai garis bawah.
BODY of THE LETTER
— Ditulis dua baris dibawah subject line atau salutation .
— Body of letter dibagi dalam tiga alinea:
- Opening paragraph
- Message of the letter (The real subject)
- Closing paragraph
Complimentary Close
Yours faithfully,
Faithfully yours,
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Yours truly,
Very truly yours,
— Enclosure ( lampiran )
Jika melampirkan suatu barang dalam surat yang dikirimkan harus menuliskan enclosure dengan singkatan (Encl. atau Incl.) dibagian bawah sebelah kiri. Contoh: Encl.: catalogue
Encl. : pricelist
Incl. : three copies
Incl. : invoice
- Carbon Copies notation (CC-cc)
CC ialah tembusan atau tindasan yang suratnya dikirimkan kepada orang /badan lain untuk diketahui, ditulis dibawahenclosure (lampiran).
Contohnya: CC : Mr. John Lennon
- Postcript notation
Postcript biasanya ditulis dibagian bawah surat sebelah kiri , jika penulis teringat akan sesuatu hal yang perlu disampaikan setelah surat itu selesai.
Contoh: PS. Please settle our invoice no. 567
P.S. Please return the duplicate
— Signature
Signature adalah tanda tangan si pengirim/penulis surat. Dalam surat bisnis biasanya disertakan pula nama lalu diikuti gelar penulis.
Contoh: John Westwood, Ph.D.
Maman Surahman, MBA.
JENIS - JENIS SURAT BAHASA INGGRIS
- Inquiry letter = surat permintaan informasi
- Offering/sales letter = surat penawaran
- Reply to inquiry = balasan inquiry
- Ordering letter = surat pesanan
- Reference letter = surat referensi
- Execution of order = surat pelaksanaan pengiriman barang
- Complaints letter = surat keluhan
- Adjusment letter = penyelesaian perihal keluhan
- Circular letter = surat edaran
- Telegram/cable = telegram
- Business documen = dokumen perdagangan
- Collection letter = surat penagihan
- Application Letter = surat lamaran pekerjaan
A/C : Account Current ‘rekening koran’
D/O : Delivery Order ‘surat penyerahan barang (pengeluaran dari gudang)
ETA : Estimated Time of Arrival ‘waktu kedatangan yang diperlukan’
MS : Machineship ‘kapal motor’
NB : Nota Bene ‘catatan, perhatian’
Passim : ‘tersebar di sana sini’
B.L. : Bill of Loading ‘surat muatan kapal’
Doz : dozen (s) ‘lusin / dosin’
E.E. : errors accepted ‘koreksi yang disetujui’
E & OE : Error and Omission Accepted ‘koreksi yang disetujui’
E.T.D. : Estimated Time of Disembark ‘waktu pemberangkatan yang diperkirakan ’et sequens atau etsequentes‘ dan ‘halaman - halaman berikut’
EZ : Ecominische Zaken Prys (Bld) ‘harga resmi’
Loc. Cit : Loco citato ‘ pada tempat yang telah dikutip’
Ltd : Limited ‘perseroan terbatas’
Op. Cit : Opere Citato ‘pada karya yang telah dikutip’
Pf : Pour feliceter ‘ucapan selamat’
P.O. Box : Post Office Box ‘kotak pos’
Pr : Pour remersier ‘terima kasih’
P.T.O. : please tur ober ‘lihat sebalik’
P.S. : postscript ‘catatan, nota bene’
R.C. : Salvo error and Ommissions ‘jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki kembali
SE R O : ‘di atas, sudah terdapat lebih dulu pada teks yang sama’
acc : according ‘setuju’
a.m. : above mentioned ‘tersebut di atas’
a.n. : atas nama
a.n.b. : atas nama beliau
a.p. : atas perintah, atas perhatian
c.ca : circa ‘kira-kira atau sekitar’, dipakai untuk tahun tetapi diragukan ketepatannya.
c.c. : carbon copy ‘tembusan’
c/o : care of ‘dengan alamat’ (d.a.)
c.o.d. : Cash On Delivery ‘pembayaran pada waktu penyerahan barang’
c.q. : Casu quo ‘dalam hal ini’
i.c. : in case (in case) ‘ dalam hal ini’
p.a. : per alamat
p.p (perproe) : per procuration ‘yang diberi kuasa’
d.a. : dengan alamat
d.d.o : de dato ‘tertanggal’
d.o : ditto ‘idem, atau ibidem (ibid)
et al : et al ‘dan lain-lain’
ibid : Ibidem ‘pada tempat yang sama’
q.q. : Qualitate Quo ‘karena (selaku) jabatan’
ub : untuk beliau
up : eie Ommezyde (Bld) ‘untuk perintah”
zoz : untuk perhatian ‘lihat sebelah’
blanko : format surat kosong / letter template.
infra : Rekening Courant (Bld) ‘rekening koran, atau rekening giro di Bank’
Kertas Segel : kertas untuk membuat surat perjanjian dan macam - macam akta
Supra : untuk perhatian
Surat dinas : Surat resmi yang digunakan oleh instansi/organisasi untuk kepentingan administrasi instansi/organisasi
Surat intern : Surat yang ditujukan ke dalam lingkungan organisasi
Surat ekstern : Surat yang ditujukan ke luar lingkungan organisasi
of atau con f : infer 'bandingkan atau bandingkan dengan'
Ada berbagai macam format surat formal bahasa Inggris. Diantaranya adalah format standard, block, semi block, modified block. Lihat template atau layout surat bisnis dibawah ini.
Format Block
Format block adalah format surat bisnis bahasa inggris yang paling sederhana. Semua bagian ditulis rapat kiri. Menggunakan setting margin normal yaitu semua sisi diberi margin 1 inch kecuali bagian top boleh 0,5 inch.
1. Alamat pengirim
Dibuat di awal supaya mudah bagi penerima surat untuk mengidentifikasi siapa pengirim surat. Beri jarak 1 baris lalu tuliskan tanggal.
2. Tanggal
- Tuliskan tanggal secara lengkap. Kamu bisa menggunakan format Amerika yang umumnya digunakan, dimulai dengan nama bulan terlebih dahulu (September 26, 2014) atau format Inggris (26 September 2014).
- Jangan menyingkat nama bulan seperti ini Sep 26, 2014.
- Jangan menggunakan format angka seperti 09/26/2014 atau 09-26-2014 karena akan membingungkan untuk membedakan tanggal dan bulan.
- Hindari untuk menggunakan format st, nd, rd, atau th pada tanggal (21st, 22nd, atau 26th). Contoh: September 26th, 2014.
- Beri jarak 1 atau 2 baris tergantung banyaknya isi surat,lalu tuliskan nama penerima surat.
3. Penerima surat
Tulis nama lengkap penerima surat, jabatan atau pekerjaan penerima surat, dan nama perusahaan tempat penerima surat bekerja. kalau kamu tidak tahu nama penerima surat, kamu boleh menuliskan jabatannya saja. Tuliskan juga alamat penerima. Beri jarak 2, 3, atau 4 baris.
Penggunaan Attn
Attn adalah singkatan dari Attention. “Attn” berguna jika kita ingin mengirim surat kepada orang yang mewakili sebuah organisasi atau perusahaan. Contoh:
Attn: Agnes Monica Hello Kitty Company 92 Cicendo Street Bandung
“Attn” biasanya digunakan dalam surat-surat tidak resmi yang dikirim melalui internet. Namun sangat tidak dianjurkan dalam surat resmi.
Penulisan “Attn” sendiri merupakan bahasa gaul atau tidak resmi yang tidak sesuai dengan grammar atau tata bahasa resmi.
Untuk surat resmi lebih dianjurkan menuliskan nama langsung tanpa “Attn” jika surat tersebut ditujukan kepada seseorang di dalam organisasi atau perusahaan. Contoh:
Agnes Monica Hello Kitty Company 92 Cicendo Street Bandung
4. Salam pembuka
Dear Ms./Mrs./Mr. Nama akhir, – Jika nama diketahui.
Dear Director of Marketing Department, – Jika nama tidak diketahui.
To Whom It may Concern, – Jika nama tidak diketahui.
Jangan lupa beri koma pada bagian akhir dari salam pembuka. Beri jarak 1 baris.
5. Subject (optional)
Terkadang pada surat resmi ada yang namanya subject. Fungsinya yaitu supaya yang menerima surat mudah mengetahui surat ini tentang apa. Subject ini boleh ada atau tidak. Isinya berupa judul surat yaitu surat ini tentang memberi informasi, undangan, atau surat lainnya. Beri jarak 1 baris.
Catatan: Format Subject di bawah salam pembuka merupakan format British English, sedangkan subject di atas salam pembuka merupakan gaya Amerika.


6. Body
Semua hal yang menjadi alasan menulis surat bisa kamu masukkan pada bagian ini. Antar paragrah diberi jarak 1 baris. Beri jarak satu baris sebelum bagian penutup.
7. Penutup
Untuk penutup surat kamu bisa menggunakan kata-kata seperti Sincerely, Sincerely yours, Thank you, dan lain-lain. Perhatikan hanya huruf pertama dari bagian penutup yang kapital.
Tambahkan koma pada akhir penutup. Beri jarak antara penutup dan nama sekitar 2, 3, atau 4 tergantung ukuran tandatangan dan ukuran surat.
8. Tandatangan
Tandatangan ada pada bagian ini. Biasanya menggunakan tinta hitam atau biru.
9. Nama pengirim
Tulis nama pengirim disini dan kalau kamu mau kamu bisa menuliskan jabatan di bawah nama. Nama yang ditulis harus lengkap jika surat yang dikirim bersifat resmi. Namun bila surat bersifat setengah resmi maka nama pertama sudah cukup.
Beri jarak 2 baris atau lebih untuk lampiran.
10. Lampiran (Enclosure)
Jika surat yang dikirimkan memiliki lampiran maka lampiran tersebut harus disebutkan. Jika hanya ada satu dokumen lampiran kamu bisa menuliskan Enclusure tetapi jika lebih maka kamu harus menuliskan Enclosures (#). Ganti symbol pagar # dengan jumlah dokumen yang ingin dilampirkan.
11. Reference initials
Terkadang pada surat kita menemukan tulisan seperti JB/am. Tulisan tersebut dinamakan reference initials dan memiliki arti bahwa surat tersebut dibuat oleh dua orang.
Orang pertama adalah yang mengkonsep surat ditulis dengan huruf kapital sedangkan orang kedua adalah yang menulis surat tersebut ditulis dengan huruf kecil. Jadi JB/am bisa berarti Juju Bandung/Agnes Monica.
Reference initials bisa ditulis dalam dua format yaitu JB/am atau JB:am.
Format Modified Block
Pada format jenis ini ada beberapa bagian yang pindah kesebelah kanan yaitu alamat pengirim, penutup, tanda tangan, dan nama pengirim. Pastikan semua bagian yang disebelah kanan memulai pada garis yang sama. Untuk tanggal boleh disebelah kiri ataupun kanan.
Format Semi Block (Indented)
Format surat semi block hampir sama dengan format modified block. Yang berbeda yaitu ada pada bagian body. Setiap bagian awal paragraph diberi indent atau masuk ke kanan.
16 komentar:
Nama:Adila putri setiyani
kelas:X OTKP
Nama: Jihan Afifah
Kelas : X OTKP
Nama :Rini Fabela
Kelas:X OTKP
Nama :Rini Fabela
Kelas:X OTKP
Nama: RinaElfiana
Kelas:X OTKP
Nama: Sukaesih nur Khalizah
Kelas: X OTKP
Nama : Een Shoviana
Kelaa: X OTKP
Nama:Mufti hasan
Kelas:X OTKP
Nama :Putri erlina wijayanti
Kelas :X OTKP
Nama:Nandita Eka Ap
Kls: x otkp
Nama. Delles cahyono
Kelas. X OTKP
Nama:Hesti
Kelas:X OTKP
Nama:Sobriyah gustina
Kelas:X OTKP
Nama: Rahmawati (A)
Kelas:X OTKP
Nama:aning
Kelas:xotkp
Nama:Nanda feli ferdinasari
Keals:X otkp
Posting Komentar