TEKNOLOGI PERKANTORAN KELAS X OTKP

PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1)    Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor

2)    Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor

3)    Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan

4)    Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.

Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1.        Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a.     Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b.     Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2.         Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

Perlengkapan Kantor

1.        Bekal Kantor

       yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai.  Misalnya:

a.     Kertas

b.    Karbon

c.     Pita

d.    Tinta

e.     Lem

f.      Pensil Warna

g.    Tipex

h.    Double tip

9. Solasi
10. Spidol
11. karet penghapus
12. pensil
13. pulpen
14. Karton
15. Bufal

2.        Peralatan Kantor

       Yaitu alat alat kecil yang digunakan untuk membantu menyelesaikan tugas - tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun, namun tidak habis dipakai. Contohnya :

1. Gunting (shear)
2. Penjepret kawat (stapler)
3. Paper clip
4. Penggaris
5. Cutter
6. Pelubang kertas

3.        Mesin Kantor

       Yaitu rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor. Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari penggunaan mesin kantor.Mesin kantor meliputi:

1. Mesin Tik
2. Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang yangsekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah penghitungan. Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll
3. .Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen. Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer
4. Mesin label (labeling machines)
5. Mesin pembuka sampul surat (letter openers)
6. Mesin penomor (numbering machines)
7. Komputer.

4.        Perabot Kantor

       Yaitu benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk melaksanakan tugas kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor. Misalnya:

1. meja
2. kursi
3. lemari
4. rak buku/lemari arsip
5. meja computer
6. hiasan atau lukisan dinding (gambar,lukisan, foto-foto)
7. bunga dan vas bunga
8. akuarium
9. lampu-lampu hias
10. jam dinding, danbenda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

5.        Pesawat Kantor

       Yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya :

a.     Interkom

b.    Telepone

c.     Handphome

d.    Switch board

e.     Dictaphon

f.      Telek

g.    Faksimile

h.    Internet

i.      Sosial Media

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranyasebagai berikut:

1)    Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien

2)    Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor

3)    Meningkatkan produktivitas kerja

4)     Mempercepat proses pekerjaan.

6.        Alat Peraga Bantu

       Peraga adalah alat yang membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melalui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

a.         Fungsi alat bantu peraga

1)      Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian(presentasi);

2)      Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;

3)      Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;

4)      Menimbulkan perhatian;

5)      Mendorong untuk berpikir dan bertindak;

6)      Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

b.        Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

1)    Tape recorder;

2)    Video tape recorder;

3)    Radio;

4)    Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:

1)    Slide projector;

2)    Film strip;

3)    Movie film;

4)     Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:

a.    Chalk board;

b.    Flip chart;

c.    White board;

d.    Flannel graph;

e.    Grapik;

f.     Formulir;

g.     Buku, dan lain-lain

Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Peralatan Kantor

a.         Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;

1)    Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

2)    Menghemat tenaga dan waktu.

3)    Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan pengawasan.

4)    Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

5)    Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

6)    Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

7)    Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

b.        Kerugiannya yaitu:

1)    Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.

2)    Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

3)    Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

4)    Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

5)     Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

Inventarisasi Kantor

1.        Pengertian Inventarisasi Kantor

Menurut The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama – nama barang milik instasi. Menurut W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah pembukuan atau penyusunan daftar barang-barang yang ada di kantor atau perusahaan.

2.        Tujuan Inventarisasi

a.     Untuk mengetahui kekayaan suatu instasi, kantor, dan perusahaan

b.    Untuk menjaga penghematan

c.     Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit

d.    Untuk mengetahui barang-barang apa yang harus ditambah dan diganti

e.     Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan, atau instansi.

KORESPONDENSI KELAS X OTKP

 Proses Komunikasi

a.    Bagan Proses Komunikasi

b.    Penjelasan Proses Komunikasi

Pihak Komunikator

Proses komunikasi diawali dari pihak komunikator. Komunikator memilih ide/gagasan yang kemudian dirumuskan dengan hati-hati dan dengan bahasa yang mudah dimengerti. Ide/gagasan yang telah dirumuskan tersebut dinamakan pesan/berita. Setelah pesan sudah siap komunikator memilih media yang sesuai dengan pesan tersebut sehingga komunikasi bias efektif. Langkah selanjutnya komunikator menjalankan tugasnya yaitu menyampaikan pesan kepada komunikan.

 

Pihak Komunikan

Setelah proses penyampaian pesan dari komunikator, maka dilanjutkan dengan proses penerimaan pesan oleh dari komunikan, prosesnya komunikan menerima pesan/berita dari komunikator dengan jelas, tegap, dan hati-hati, sehingga seluruh pesan dapat diterima dengan lengkap dan komunikan wajib memberikan balikan/respon kepada komunikator.

 

Respon/Tanggapan

Respon adalah umpan balik/tanggapan dari komunikan kepada komunikator. Ada beberapa jenis umpan balik yaitu :

1.      Umpan Balik/tanggapan kosong (zero feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator, tetapi isi dari umpan balik/tanggapan tersebut tidak dapat dimengerti olek komunikator. Umpan balik/tanggapan semacam ini dapat terjadi karena ada penggunaan istilah bahasa yang tidak sepaham.

2.     Umpan Balik/tanggapan positif (positive feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator dan isi baliknya/tanggapan dapat dimengerti oleh komunikator.

3.      Umpan Balik/tanggapn negatif (negative feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan olek komunikan kepada komunikator, tetapi isi dari balikan/tanggapan tersebut sifatnya merugikan/memojokkan komunikator.

4.     Umpan Balik/tanggapan netral

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator dan isi dari balikan/tanggapan tersebut sifatnya netral dalam arti tidak mendukung juga tidak menentang.

Pada prinsipnya berhasil atau gagalnya suatu komunikasi ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut :

a.   Faktor pendukung keberhasilan komunikasi

1.     Kepandaian komunikator dan komunikan

2.     Sikap yang baik dari komunikator dan komunikan

3.     Keadaan lahiriah/fisik yang baik dari komunikator dan komunikan

4.     Kesamaan system social (ekonomi-budaya) dari komunikator dan komunikan.

b.   Faktor penghambat komunikasi

1.     Komunikator dan komunikan tidak memiliki pengetahuan yang luas.

2.     Bahasa yang dipergunakan kurang jelas.

3.     Adanya prasangka yang tidak beralasan.

4.     Adanya panca indera yang rusak.

5.     Adanya alat komunikasi yang rusak.

6.     Sikap yang kurang bijaksana.

7.     Komunikasi satu arah (tidak ada tanggapan).

3.    Media Komunikasi

a.    Pengertian Media Komunikasi

Media komunikasi terdiri dari dua kata yang setiap kata mempunyai arti sendiri-sendiri.Media berarti alat Bantu untuk mencapai tujuan. Sedangkan komunikasi berarti suatu kegiatan untuk menyampaikan pesan atau berita. Bila kedua kata tersebut kita rangkaikan maka secara umum media komunikasi dapat diartikan sebagai “suatu alat yang dipergunakan untuk mempermudah dalam penyampaian informasi atau ide-ide dari seseorang kepada orang lain agar maksud dan tujuan dapat tercapai dengan baik

b.    Fungsi Media Komunikasi

Secara umum untuk media komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1.      Untuk memperjelas informasi yang disampaikan.

2.      Untuk mempermudah penyampaian informasi.

3.      Untuk mempersingkat waktu untuk menyampaikan suatu informasi.

4.      Untuk membangkitkan daya tarik bagi konsumen.

c.     Jenis-Jenis Media Komunikasi

Menurut jenisnya media komunikasi dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1.      Media Audio/pendengaran, merupakan meadia komunikasi yang dapat didengar misalnya : Radio, Tape Recorder, Telepon.

Keuntungan menggunakan media audio :

a.   Harganya relatif murah.

b.   Mudah dibuat dan digunakan.

c.   Dapat membangkitkan fantasi pendengaran.

Kelemahannya :

a.   Apabila anda salah/kesalahan harus membuat naskah baru.

b.   Tidak dapat untuk memperkenalkan hal yang sifatnya ketrampilan.

2.      Media Visual/gambar,yaitu media yang dapat dilihat dengan mata.

Misalnya : Surat, Transparansi, Gambar dan lain-lain.

Keuntungannya :

a.        Informasi yang disampaikan jelas.

b.        Pembuatan dan penggunaanya mudah.

c.         Biaya pembuatan murah.

Kelemahannya :

a.        Dapat menimbulkan rasa bosan.

b.        Diperlukan waktu yang cukup lama untuk memahami gambar.

3.      Media Audio Visual

Yaitu suatu media yang dapat dilihat dan didengar.

Misalnya : Televisi, Film bersuara, Pertemuan, Wawancara dan sebagainya.

Keuntungannya :

a.        Informasi yang diterima sesuai dengan kenyataan.

b.        Mudah cara penyampaiannya.

Kelemahannya :

a.        Memerlukan biaya yang mahal.

b.        Memerlukan persiapan yang lama.

4.      Jenis Dan Prinsip-Prinsip Komunikasi

Jenis komunikasi terdiri dari:

1.  Komunikasi verbal dengan kata-kata

Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

a.       Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b.      Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c.       Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

d.      Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e.       Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f.        Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2  .    Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.

Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah , Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress