Fasilitas Kantor
A. Pengertian Fasilitas Kantor
Pengertian fasilitas kantor adalah sesuatu yang dapat membantu memudahkan pekerjaan, tugas, pelaksanaan fungsi, dan alat untuk membedakan program lembaga pendidikan yang satu dari pesaing yang lainnya. Dengan kata lain fasilitas kantor juga bisa diartikan sebagai sarana pendukung dalam aktivitas perusahaan berbentuk fisik, dan digunakan dalam kegiatan normal perusahaan, memiliki jangka waktu kegunaan yang relatif permanen, dan memberikan manfaat untuk masa yang akan datang. Fasilitas kantor digunakan oleh setiap perusahaan bermacam-macam bentuk, jenis, dan manfaatnya. Fasilitas kantor juga mencakup atau meliputi sarana (segala sesuatu yang dibutuhkan dalam menjalankan aktivitas kantor, seperti perlengkapan, bahan, perabot, alat, perbekalan, dan sebagainya) dan prasarana (segala sesuatu yang bersifat statis dan tak habis pakai yang dapat mendukung bagi operasional kerja, seperti bangunan, halaman, taman, tempat parkir, taman bermain anak, kantin, dan tempat ibadah), guna memudahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari di sebuah perusahaan/organisasi. Karakteristik fasilitas kantor yang meliputi sarana dan prasarana antara lain sebagai berikut:
1. Mempunyai bentuk fisik, Fasilitas kantor mempunyai bentuk fisik yang digunakan secara aktif dalam kegiatan normal perusahaan/organisasi yang mempunyai jangka waktu kegunannya relative permanen atau lebih dari satu tahun.
2. Memberikan manfaat di masa yang akan datang, Fasilitas kantor memberikan manfaat serta mengerjakan hasil atau dampak yang baru akan diketahui pada masa yang akan datang.
B. Pengadaan Fasilitas Kantor
Pengadaan adalah kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut, seperti tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang dengan prakualifikasi (proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha-- serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa sebelum memasukkan penawaran), dan penunjukkan langsung prakualifikasi/pascakualifikasi (proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa setelah memasukkan penawaran.
Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/perlengkapan suatu kantor :
No.
|
Kode Barang
|
Nama Barang
|
Tipe
|
Spesifikasi
|
Merk
|
Jumlah
|
1.
|
02-03-17-02-23-00
|
Amplop
|
Coklat
|
27,5 x 43 cm
|
Paperline
|
2 box
|
2.
|
02-04-44-00-72-32
|
Baterai
|
Calculator
|
Fx-992
|
Casio
|
10 buah
|
3.
|
02-05-58-08-10-00
|
Benang Tali
|
Rapia
|
Plastic
|
-
|
1 kg
|
4.
|
01-01-21-00-00-04
|
Keyboard
|
102 keys
|
-
|
-
|
5 buah
|
5.
|
…dst
|
-
|
-
|
-
|
-
|
Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor. Biasanya daftar kebutuhan barang dibuat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan. Pengadaan fasilitas kantor dalam ruang lingkup kantor perusahaan/organisasi dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1. Unit pemakai mengajukan bon permintaaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan perlengkapan atau peralatan.
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar (apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
3. Apabila permintaanya memenuhi syarat, selanjutnya akan disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan atau perlengkapan.
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan atau perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan perlalatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
6. Bagian gudang menghitung persedian peralatan atau perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan atau perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan atau perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
8. Pihak gudang selanjutnya melaporkan kepada pimpinan/bendaharawan.
C. Jenis-Jenis dan Contoh Fasilitas Kantor
Fasilitas kantor juga mencakup atau meliputi sarana (segala sesuatu yang dibutuhkan dalam menjalankan aktivitas kantor, seperti perlengkapan, bahan, perabot, alat, perbekalan, dan sebagainya) dan prasarana (segala sesuatu yang bersifat statis dan tak habis pakai yang dapat mendukung bagi operasional kerja, seperti bangunan, halaman, taman, tempat parkir, taman bermain anak, kantin, dan tempat ibadah).
1. Sarana Kantor
Sarana kantor mencakup semua fasilitas kantor yang berkaitan dengan perbekalan kantor (semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu sebagai berikut:
a. Perabot kantor (office furniture), yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor yang berkaitan dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Seperti meja, kursi, rak, sofa, meja permainan, dan sebagainya.
b. Peralatan atau perlengkapan kantor, yaitu barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan dikantor. Seperti kertas, amplop, pita, mesin, dan sebagainya. Apabila dirinci peralatan atau perlengkapan kantor dapat dibedakan antara lain sebagai berikut:
a) Barang yang habis pakai (yang dapat dipakai satu kali atau tidak tahan lama), seperti kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dan sebagainya.
b) Barang yang tidak habis pakai (yang dapat dipakai berulang kali atau tahan lama), seperti penggaris, hecter/stepler, gunting, dan sebagainya.
c. Mesin-mesin kantor (office machine), yaitu segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Seperti mesin tik, komputer, laptop/notebook, mesin stensil, OHP, mesin fotocopy, printer, dan sebagainya.
d. Pesawat Kantor, yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Seperti intercom, telepon, smartphone, tablet, fax, internet, dan sebagainya.
e. Interior Kantor (hiasan kantor/office ornament), yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruang kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Seperti gambar, lampu, vas bunga, dan sebagainya.
2. Prasarana Kantor
Prasarana kantor merupakan fasilitas kantor yang mencakup segala sesuatu yang bersifat statis dan tak habis pakai yang dapat mendukung bagi operasional kerja, seperti bangunan, halaman, taman, tempat parkir, taman bermain anak, kantin, dan tempat ibadah. Prasarana kantor berfungsi sebagai berikut:
a. Penambah Nilai Estetis, taman, gedung, dan fasilitas umum lainnya berada di- sekitar lingkungan kantor harus ditata rapi dengan pewarnaan yang menarik, sejuk, anggun dengan desain yang indah dapat meningkatkan nilai keindahan (estetis) di setiap perusahaan dan menjadi daya tarik bagi yang memandang dan memandanginya.
b. Penambah Citra Perusahaan di Mata Kolega dan Lingkungan Sekitar, ketika pihak internal (pemilik saham, direksi, dan staf) serta pihak eksternal (kolega, pemerintah, konsumen, dan masyarakat) melihat bangunan perusahaan yang indah, maka citra perusahaan dengan sendirinya akan meningkat.
c. Tolak Ukur Kualitas Perusahaan atas Lingkungan Sosial, suatu perusahaan yang dibangun dengan optimal harus peduli dengan kebersihan dalam dan luar lingkungan. Seperti penanganan global warming (pemanasan global) melalui pengadaan taman yang rindang dan indah, sehingga terhindar dari kegersangan, bahaya banjir, polusi udara, bibit penyakit, dll.
d. Perwujudan Prestasi Perusahaan, perusahaan terhadap prasarana kantor, maka lingkungan internal dan eksternal akan memberikan penghargaan atau pujian atas prestasi kepada kantor dengan sendirinya.
e. Peningkatan Wujud Apresiasi Seni, pembuatan desain taman, gedung yang indah serta pewarnaan style dan variasinya, dapat menggambarkan bahwa perusahaan tersebut memiliki apresiasi seni yang patut dibanggakan.
D. Pemeliharaan Fasiitas Kantor
Pada perusahaan kategori menengah kebawah, pemeliharan fasilitas kantor maintenance (suatu kegiatan untuk memelihara atau menjaga fasilitas atau peralatan pabrik dan mengadakan perbaikan atau penyesuaian atau penggantian yang diperlukan agar terdapat suatu keadaan operasi yang memuaskan sesuai dengan yang direncanakan) masih kurang diperhatikan, karena kegiatannya cukup kompleks, dilakukan hanya sekali waktu saja, banyaknya dana yang dibutuhkan, dan rumitnya tugas maintenance. Dampak yang dialami oleh perusahaan akibat melakukan kegiatan maintenance tidak secara teratur dapat mengakibatkan mesin-mesin fasilitas itu akan mengalami kerusakan yang akhirnya mengakibatkan kerusakan fatal sehingga merugikan perusahaan, berkurangnya umur ekonomis, serta tingkat penyusutan yang tinggi. Bagi perusahaan kegiatan maintenance sudah menjadi dwi fungsi, yaitu pelaksanaan dan kesadaran untuk melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas-fasilitas produksi. Tujuan diadakannya maintenance antara lain sebagai berikut:
1. Memungkinkan tercapainya jumlah produk melalui operasi fasilitas secara tepat.
2. Memaksimalkan umur ekonomis peralatan/fasilitas produksi.
3. Memaksimalkan kapasitas produksi dan peralatan.
4. Meminimalkan frekuensi kerusakan dan kegagalan proses operasi.
5. Menjaga keamanan peralatan.
Keuntungan yang diperoleh dengan melakukan pemeliharaan adalah sebagai berikut:
1. Agar mesin dan peralatan operasi dapat dipergunakan dalam waktu yang relatif lebih panjang.
2. Agar pelaksanaan proses operasi dalam perusahaan berjalan dengan lancar.
3. Menjaga kualitas pada tingkat yang tepat sesuai dengan yang direncanakan.
4. Menekan biaya pemeliharaan bagian mesin dan peralatan operasi.
5. Menjaga keselamatan para pekerja.
