ADMINISTRASI UMUM KELAS X OTKP & AKL

Petunjuk!!

1. Silahkan pelajari materi berikut lalu di rangkum di buku tulis sebagai bahan belajar
2. Isi daftar hadir di kolom komentar dengan format :

• Nama : . . . . .
• Kelas : . . . .

PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI

Pengertian Personil Kantor

Kantor merupakan Tempat diselenggaraknnya proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi. Untuk lebih jelasnya Berikut adalah penjelasan singkat tentang pengertian perkantoran, macam-macam personil kantor, perangkat kerja personil kantor dan Syarat-syarat personil kantor.

Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

Macam-Macam Personil Kantor

1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi. Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
2. Manajer. Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3. Staf atau pembantu ahli. Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
4. Worker atau pegawai/pekerja. Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.

Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Pada dasarnya besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung pada jenis dan besarnya suatu organisasi atau kantor dan besarnya jabatan orang tersebut. Biasanya tugas dan tanggung jawab dari personil kantor sebagai berikut;

1. Kepala kantor atau direktur kantor, bertugas mengawasi dan bertanggung jawab terhadap segala kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan.
2. Administrasi bertugas mengelola dan mengerjakan urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk.
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan,  dan mengelola aliran uang kas keluar dan kas masuk
4. Sekretaris, bertanggung jawab dalam membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, dan untuk karyawan di bidang lainnya, serta membuat surat keluar yang meringankan pekerjaan karyawan lain.
5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang datang dan memiliki peran penting yang terhadap kepentingan terhadap kantor.

Perangkat Kerja Personil Kantor

Pada umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas administrasi adalah komputer.

Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1. Analisis Jabatan

Manfaat dalam menganalisis jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai situasi kejadian yang berhubungan dengan deskripsi pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Pada umumnya analisis jabatan berguna untuk:

1. Perekrutan dan seleksi karyawan
2. Kompensasi gaji karyawan
3. Evaluasi jabatan
4. Penilaian prestasi kerja karyawan
5. Pelatihan (training)
6. Promosi dan pemindahan karyawan
7. Organisasi
8. Memperkaya pekerjaan
9. Penyederhanaan pekerjaan
10. Penempatan karyawan
11. Rekrutmen

2. Rekrutmen

Rekrutmen adalah penghimpunan atau pengerahan dalam masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses dalam suatu usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja supaya tenaga kerja mau melamar pekerjaan dari lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah. 

Rekrutmen harus berpegang teguh pada perincian pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Perincian harus diuraikan dan dipecah secara jelas agar pelamar mengetahui kapasitas dan persyaratan apa saja yang dibutuhkan. 

3. Seleksi

Seleksi adalah pemilihan dari beberapa pilihan untuk mendapatkan sesuatu hal dan orang yang terbaik, metode prosedur dan mekanisme yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan. Langkah-langkah dalam seleksi personil kantor :

1. Seleksi administratif
2. Penarikan tenaga kerja
3. Klasifikasi jabatan
4. Tes dan wawancara
5. Penempatan personil kantor

 Syarat-syarat personil kantor

Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal sesorang. Persyaratan dalam keterampilan, menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern, pada umumnya seorang personil kantor dapat dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik dan sangat profesional dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

1. Menghimpun
2. Mencatat
3. Mengolah
4. Menggandakan
5. Mengirim
6. menyimpan
7. Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat dari setiap orang. Ciri-ciri yang menyangkut kepribadian seseorang ialah:

1. Cara berbicara dan cara berjalan
2. Sikap badan pada saat duduk
3. Sikap yang pantas dan menarik dalam cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya
4. Sifat bersih dan rapi
5. Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
6. Sifat yang berhubungan dengan kemampuan seseorang yang profesional dari keterampilan dalam bekerja
7. Sifat taat agama yang berkaitan dengan segi kerohanian

Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor

1. Loyalitas dan kesetiaan terhadap perusahaan sehingga tercipta rasa memiliki dan saling menjaga.
2. Tekun dan rajin.
3. Kesabaran.
4. Kerapian.
5. Dapat menyimpan rahasia.
6. Pengertian pelatihan dan pengembangan.