OTOMATISASI DAN TATA KELOLA KEPEGAWAIAN KELAS XI OTKP

 Petunjuk!!

1. Silahkan pelajari materi berikut lalu di rangkum di buku tulis sebagai bahan belajar
2. Isi daftar hadir di kolom komentar dengan format :

• Nama : . . . . .
• Kelas : . . . .

PENGADAAN PEGAWAI

A. PENGERTIAN PENGADAAN PEGAWAI

Pengadaan pegawai adalah kegiatan mengisi formasi yang diperlukan yang pada umumnya disebabkan adanya pegawai yang berhenti, pensiun, meninggal dunia, atau demi perluasan organisasi. Kegiatan pengadaan pegawai harus dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan, baik mutu, jumlah, maupun kompetensi jabatan Pengadaan pegawai di perusahaan atau organisasi swasta biasanya menjadi tugas dan tanggung jawab bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian juga disebut sebagai bagian personalia, bagian sumber daya manusia (SDM), dan HRD (Human Resources Department). Walaupun penyebutannya berbeda beda, pada dasarnya tugas pokok dan fungsinya adalah sama, yaitu menyelenggarakan pengelolaan pegawai, termasuk pengadaan pegawai

untuk organisasi Pengadaan pegawai pada organisasi swasta diselenggarakan oleh organisasi tersebut secara mandiri yang tidak selalu sama prosesnya dengan perusahaan/organisasi yang lain. Akan tetapi, pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) tidak dilakukan secara mandiri di setiap organisasi pemerintah, tetapi secara nasional.

B. TAHAPAN/PROSEDUR PENGADAAN PEGAWAI

1. Perencanaan Kebutuhan

Jumlah pegawai di suatu perusahaan/organisasi fluktuatif atau berubah, terkadang kekurangan pegawai, terkadang cukup, dan dapat juga berlebih. Pegawai dapat berkurang karena pengunduran diri, meninggal dunia, pindah pekerjaan, atau karena pemutusan hubungan kerja. Oleh sebab itu, diperlukan personel yang sesuai untuk mengisi kembali jabatan yang ditinggalkan. Pegawai yang berlebih pada mulanya terjadi pada suatu perusahaan yang berkembang pesat, tetapi lama-kelamaan mengalami kemunduran, yang kemudian mendorong perusahaan untuk mengurangi pegawainya.

Jika bagian kepegawaian menyatakan perusahaan perlu menambah pegawai perencana pegawai harus menghitung dan mempertimbangkan, apakah kebutuhan tenaga kerja tersebut penuh waktu atau paruh waktu. Jika hanya untuk paruh waktu, salah satu opsinya adalah mendorong pegawai untuk bekerja lembur. Akan tetapi, jika hal itu tidak cukup. diperlukan pegawai penuh waktu (full-time), baik melalui alih daya (outsourcing) maupun melalui proses rekrutmen internal.

a. Pengertian rekrutmen

Rekrutmen adalah proses menarik pelamar pekerjaan menggunakan metode perekrutan dengan mengumpulkan para pelamar pekerjaan untuk diseleksi dalam upaya memenuhi kebutuhan pegawai pada suatu perusahaan organisasi.

b. Tujuan rekrutmen

Untuk mendapatkan calon pegawai, pihak manajemen dapat memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi.

Proses rekrutmen

Proses rekrutmen, yaitu sebagai berikut:

 1 Souring process

Sourcing process adalah proses untuk mendapat pelamar yang sesuai dengan kebutuhan, yang didapat dari sumber-sumber yang tersedia, baik secara internal maupun eksternal

2) Selection process

Selection process adalah proses untuk menyaring pelamar dan menjadikannya kandidat yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan Proses seleksi dapat dilakukan dengan beberapa cara.

yaitu

a) tes psikologi,

b) wawancara psikologi,

c) tes teknis, dan

d) tes keterampilan

3. User process

User process adalah proses mencari orang yang tepat sesuai dengan posisi yang tersedia yang diperoleh dari kandidat yang lolos seleksi. Tahapan dalam proses ini, yaitu:

a) wawancara oleh manajer,

 b) tes kesehatan,

C) administrasi,

 d) orientasi karyawan baru.

Dalam proses rekrutmen, ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian khusus, yaitu sebagai berikut.

1) Nepotisme

Nepotisme adalah rekrutmen terhadap anggota keluarga, kroni, teman separtai, sesuku, dan seagama. Sejumlah perusahaan mempunyai kebijakan yang melarang merekrut pegawai berdasarkan kedekatan relasi ataupun hubungan keluarga (nepotisme). Bahkan, jika seorang pegawai akan menikah dengan pegawai lainnya dalam satu perusahaan, salah satu dari mereka harus berhenti atau mengundurkan diri. Kebijakan anti nepotisme ini bertujuan menghindari perilaku yang tidak etis, koruptif, dan penyalahgunaan wewenang dalam perusahaan Diskriminasi

Perusahaan milik keluarga atau perorangan memiliki kebebasan dalam melakukan rekrutmen dan seleksi. Akan tetapi, bagi perusahaan yang telah go public dan perusahaan negara atau lembaga pemerintah, hal tersebut dilarang Pimpinan atau pegawai dilarang melakukan diskriminasi. Hal ini sesuai dengan Pasal 28 UUD 1945 yang menyatakan bahwa setiap orang berhak untuk bekerja dan mendapat imbalan dan perlakuan yang adil dan layak dalam hubungan kerja. UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan juga menyatakan bahwa setiap tenaga kerja memiliki kesempatan yang sama tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan

d. Metode rekrutmen

Metode rekrutmen terdiri atas dua jenis, yaitu sebagai berikut. 1) Metode tertutup

Metode tertutup adalah metode penarikan pegawai yang hanya diinformasikan kepada para pegawai atau orang tertentu.

2) Metode terbuka

Metode terbuka adalah metode penarikan pegawai yang diinformasikan secara luas kepada masyarakat dengan cara memasang iklan di media massa, cetak, ataupun elektronik.

PePenentuan sumber-sumber rekrutmen

·         Sumber Internal

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kososng atau untuk mengisi tugas baru.

Keunggulan sumber internal :

v  Meningkatkan kinerja dan kedisplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi.

v  Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.

v  Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.

v  Waktu perekrutan relatif singkat.

Kelemahan sumber internal:

v  Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan.

v  Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.

·         Sumber eksternal

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain :

v  Pelamar datang sendiri.

v  Kantor Dinas Tenaga Kerja.

v  Lembaga-lembaga pendidikan.

v  Pemuatan iklan/advertising.

v  Refrensi seseorang/rekanan karyawan.

v  Mengambil dari perusahaan lain.

v  Nepotisme.

Keunggulan sumber eksternal :

v  Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik.

v  Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru.

Kelemahan sumber eksternal :

v  Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama.

v  Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi.

v  Waktu perekrutan akan lama.

v  Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

3. Metode-metode rekrutmen

·         Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.

·         Metode terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan handal menjadi lebih besar.

4. Kendala-kendala rekrutmen

·         Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut besar kecilnya kompensasi gaji dan kesejahteraan yang diharapkan pelamar.

·         Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhi pelamar, semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya bila persyaratan sedikit, minat pelamar akan banyak.

·         Soliditas perusahaan. Besar kecil perusahaan dan soliditasnya, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

·         Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka atau tertutup dalam melaksanakan rekrutmen, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

·         Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja, akan mempengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

·         Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian baik dan pesaing banyak, maka pelamar akan sedikit. Tetapi jika tingkat pertumbuhan ekonomi rendah, maka pelamar akan banyak.

3.      Seleksi

      Seleksi adalah pemilihan untuk mendapatkan orang-orang terbaik yang tepat pada tempatnya. Seleksi merupakan tahapan yang sangat penting yang harus dilakukan perusahaan agar mendapatkan karyawan yang berkualitas, sehingga pengembangan, pembinaan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik. Dalam melaksanakan seleksi harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

·         Seleksi harus efisien dan efektif.

·         Seleksi harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.

·         Petugas seleksi harus cerdas dan jujur.

·         Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis.

a.       Proses seleksi

·         Penyaringan pelamar

·         Tes

·         Wawancara awal

·         Evaluasi latar belakang dan referensi

·         Wawancara mendalam

·         Tes kesehatan/fisik

·         Pengambilan keputusan

b.      Langkah-langkah seleksi personil kantor

·         Seleksi administratif

            Yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai dengan kebutuhan. Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran, biodata/daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah/STTB, fotokopi, surat keterangan dari instansi kepolisian, fotokopi KTP/SIM, pasfoto, dan lampiran-lampiran lainnya.

·         Penarikan tenaga kerja

            Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja. Hal ini untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan. Sering kali terjadi perusahaan tidak memperoleh tenaga kerja yang diinginkan padahal jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan cukup besar tersedia di bursa tenaga kerja.

·         Klasifikasi jabatan

            Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

·         Tes dan wawancara

v  Tes

                  Tes merupakan bentuk seleksi lebih lanjut bila calon karyawan tersebut telah memenuhi persyaratan administratif. Tujuan diadakan tes adalah untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan. Tes dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu :

Ø  Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perorangan.

Ø  Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama.

Ø  Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan.

Ø  Tes minat, yaitu tes untuk mengetahui minat pelamar.

Ø  Tes kepribadian, yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar.

Ø  Tes bakat, yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar.

Ø  Tes kesehatan, yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

v  Wawancara

Tujuan wawancara pada umumnya antara lain :

Ø  Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja.

Ø  Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran.

Ø  Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.

Ø  Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.

Ø  Ajang promosi bagi perusahaan

Umumnya ada dua jenis wawancara, yaitu :

Ø  Wawancara subjektif

            Wawancara adalah salah satu bagian dari seleksi, tetapi terkadang dalam wawancara masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, sehingga wawancara tidak berjalan dengan objektif.

Ø  Wawancara objektif.

            Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memperhatikan hal-hal berikut :

1.      Pewawancara bersikap netral.

2.      Pewawancara adalah seorang ahli yang mempunyai pengetahuan luas tentang perusahaan.

3.      Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh.

4.      Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.

5.      Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.

·         Penempatan personil kantor

      Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan pelamar telah diterima, maka ia memperoleh status sebagai karyawan dan kemudian ditempatkan di suatu bagian tertentu. Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru, tetapi juga bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.

c.       Tujuan seleksi

Tujan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang :

·         Berkualitas dan profesional.

·         Jujur dan disiplin.

·         Inovatif dan bertanggung jawab.

·         Cakap dengan penempatan yang tepat.

·         Kreatif dan dinamis.

·         Berdedikasi tinggi.

·         Memenuhi syarat undang-undang perburuhan.

·         Dapat bekerja sama.

·         Dapat bekerja mandiri.

·         Mudah berkembang.

·         Mempunyai budaya dan perilaku malu.

d.      Cara-cara seleksi

Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru, yaitu :

·         Non ilmiah

            Seleksi non ilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar criteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja. Unsur-unsur yang diseleksi secara non ilmiah, yaitu sebagai berikut :

Ø  Surat lamaran bermaterai atau tidak.

Ø  Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus.

Ø  Surat keterangan pengalaman pekerjaan.

Ø  Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan pertimbangan.

Ø  Wawancara tatap muka.

Ø  Penampilan fisik pelamar.

Ø  Garis keturunan pelamar.

Ø  Bentuk tulisan pelamar.

·         Seleksi ilmiah

            Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur seleksi ilmiah, yaitu sebagai berikut :

Ø  Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru.

Ø  Berorientasi kepada prestasi kerja.

Ø  Berpedoman kepada metode kerja yang jelas dan sistematis.

Ø  Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya.

Ø  Berpedoman pada undang-undang perburuhan.

e.       Kualifikasi seleksi

Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi :

1.      Umur

      Kualifikasi umur dapat mempengaruhi kondisi fisik, mental, kemampuan kerja, dan tanggung jawab seseorang.

2.      Keahlian

      Keahlian akan menentukan mampu tidaknya seseorang menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepadanya.

3.      Pendidikan

      Tingkat pendidikan akan mencerminkan kemampuan seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan.

4.      Kesehatan fisik

      Kondisi fisik karyawan yang sehat akan melancarkan pekerjaannya.

5.      Jenis kelamin

      Jenis kelamin sebagai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, waktu pekerjaan dan peraturan perburuhan.

6.      Bakat

Bakat akan berhubungan dengan kreativitas dalam mengembangkan diri.

7.      Karakter

Karakter adalah sifat seseorang yang kemungkinan dapat diubah oleh lingkungan jabatannya atau oleh pendidikan.

8.      Pengalaman kerja

Karyawan yang berpengalaman mempunyai nilai lebih, karena telah siap kerja.

9.      Kejujuran

Kejujuran adalah hal yang penting dalam rangka pemberian tugas dan wewenang kepada seseorang.

10.  Kerja sama

Orang yang mampu bekerja sama merupakan kunci keberhasilan perusahaan dalam menjalankan usahanya.

11.  Kedisiplinan

Disiplin adalah etos kerja yang baik dalam meraih keberhasilan usaha.

12.  Inisiatif dan kreatif

Inisiatif dan kreatif merupakan hal yang penting, karena karyawan akan percaya diri dalam menyelesaikan pekerjaannya.

4.      Penentuan calon-calon utama

Setelah diadakan tes dan penilaian, maka disusun daftar calon-calon berdasarkan ketinggian (rangking) nilai tes. Dari daftar rangking nilai tes, dapat diketahui calon-calon mana yang memenuhi kriteria atau standar kelulusan tes.

5.      Penentuan calon yang diterima

      Calon utama yang diterima masih bersifat fleksibel, dalam arti mereka tidak pasti dapat diterima semua. Pimpinan instalasi atau organisasi berkewenangan untuk menentukan mana yang dapat diterima.

6.      Pengusulan

   Setelah diputuskan nama-nama yang diterima atas dasar kebutuhan, maka dengan memperhatikan sepenuhnya daftar calon-calon utama, maka diadakan pengusulan untuk diangkatnya yang bersangkutan kepada pejabat yang berwenang untuk mengangkat.

7.      Pengangkatan

Pengangkatan berupa penerbitan Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.dalam surat keputusan tersebut tercantum nama yang diangkat, tempat dan tanggal lahir, golongan dan ruang gaji, pangkat, jabatan, besarnya gaji pokok, dan tanggal pengangkatan.

8.      Orientasi

      Orientasi menyangkut dua hal :

a.       Pelantikan dan perkenalan kepada teman-teman sekerja.

b.      Pengenalan terhadap pekerjaan, yaitu mengangkat instansi, tugas, hubungan dengan bagian lain. Pegawai baru menjadi tahu tempat dan fungsi kerjanya dalam organisasi, memahami perincian pekerjaan (job description) dan daftar tugas (task list) bagi dirinya.

9.      Disiplin pegawai

Disiplin adalah menjalankan, mentaati, tunduk dan patuh kepada aturan, instruksi, dan perintah oleh atasannya secara sukarela. Kriteria untuk mengukur adanya disiplin pegawai adalah sebagai berikut :

a.       Apabila pegawai datang di kantor dengan teratur dan tepat pada waktunya.

b.      Apabila mereka berpakaian dengan rapi pada tempat kerjanya.

c.       Apabila mereka menggunakan bahan-bahan dan perlengkapan dengan hati-hati.

d.      Apabila mereka menghasilkan jumlah dan mutu pekerjaan yang memuaskan

dan mengikuti cara-cara kerja yang ditentukan oleh kantor.

e.       Apabila mereka menyelesaikan pekerjaan dengan semangat yang tinggi.

Pelanggaran disiplin pegawai yang sering terjadi adalah tidak hadirnya seorang pegawai di tempat kerja (absen) dan datang terlambat. Absennya seorang pegawai akan berakibat suatu pekerjaan berhenti dan pegawai lain ditugasi tugas ekstra. Untuk menciptakan disiplin pegawai, cara yang paling tepat adalah dengan jalan selalu memenuhi kebutuhan atau keinginan pegawai, seperti :

a.       Kepastian pekerjaan yang tetap.

b.      Kesempatan untuk mengutarakan fikirannya.

c.       Keterangan-keterangan mengenai apa yang sedang terjadi.

d.      Pembayaran yang adil.

e.       Penghargaan.

f.       Perlakuan yang baik.

g.      Supervisi yang efektif.